10 راه برای توصیف بهتر و نوشتن شرح شغلی

آیا شرح شغلی در شرکت شما منبع عالی برای مراجعه به آن در زمان استخدام و واگذاری وظایف است و یا اینکه، تنها مانند سندی می‌ماند که گوشه‌ای افتاده و خاک می‌خورد؟ از استخدام افراد مناسب و ارزیابی عملکرد آنها گرفته تا تعیین معیار برای مشاغل و ایجاد ساختار حقوق و دستمزد عادلانه، همه این کارها به اطلاعات شغلی قابل اعتماد نیاز دارند. برای اینکه بتوانید این شرح شغلی را کاربردی و بسیار هدفمندتری بنویسید، مراحل زیر را دنبال کنید تا بتوانید از این سند برای کاربردهای مختلف به خوبی استفاده کنید.

نحوه تعریف شرح شغل را تغییر دهید

تعریف “شرح شغل و وظایف شغلی” را جستجو کنید و به نتیجه‌ای مانند “شرح رسمی مسئولیت‌های یک کارمند” خواهید رسید. اما با این حال باز هم باید به این نکته دقت کنید که شرح شغلی و وظایف کارمند باید کامل و جامع و در عین حال قابل استناد باشد. برای اینکه این سند را با اهداف منابع انسانی هسو کنید، خوب است بدانید که شرح شغلی باید شامل مواردی غیر از خلاصه شغل، مهارت‌های شغلی، فعالیت‌ها و مدارک اساسی باشد. شما در شرح شغلی باید تمام جوانب یک موقعیت شغلی را در نظر بگیرید و این جوانب شامل اطلاعات مرتبط دیگر مانند اطلاعات حقوق و دستمزد، دسته بندی‌ها و مستندات، اطلاعات مربوط به عملکرد کارمند و موارد دیگر باشد.

شرح وظایف در مشاغل مختلف باید جامع باشد

شرح شغلی را به گونه‌ای بنویسید که از نظر خودتان کمبودی نداشته باشد و کامل و جامع باشد. ممکن است از نظر شما چیزی کامل باشد، ولی از نظر دیگر افراد کامل و ایده آل نباشد. به همین خاطر، شما نباید در نوشتن چنین چیز مهمی تنها ایده آل خود را در نظر بگیرید و باید به دنبال کمال گرایی باشید. شرح وظایف باید نشان دهنده نیازها، اهداف و فرهنگ سازمان شما باشد. اگر این کار را انجام ندهید، ممکن است شخصی را برای کار در شرکت خود پیدا کنید که در تضاد با فرهنگ سازمانی شرکت شما است و توانایی قدم برداشتن در مسیر موفقیت شرکت شما را ندارد.

شرح شغلی را در جایی که قابل اشتراک گذاری و تغییر باشد ذخیره کنید

برای مدت طولانی است که همه برای نوشتن شرح شغلی سراغ ابزارهایی مانند word و موارد مشابه آن می‌روند. اما این روش دیگر منسوخ شده و بیشتر شرکت‌ها و منابع انسانی آنها به دنبال روش‌های پویا هستند و ابزارهایی را استفاده می‌کنند که بتوانند به راحتی شرح شغلی را با آنها به روز کنند و یا به اشتراک بگذارند. شرح شغلی یک سند حیاتی برای شرکت شما است که می‌توانید آن را ارتقا دهید.

با استفاده از فناوری‌هایی مانند سیستم مدیریت شرح وظایف، نیازی نیست که در میان فایل‌های خود به دنبال فایل Word باشید تا آخرین نسخه شرح شغلی خود را پیدا کنید. در این سیستم‌ها شما هم می‌توانید نسخه‌های قدیم و هم نسخه‌های آپدیت شده شرح شغلی را داشته باشید و آنها را ذخیره کنید.

شغل را توصیف کنید، نه شخص را

به عنوان موجودات اجتماعی، ما اغلب اطلاعات را از طریق احساسات خود انتقال می‌دهیم. با این حال، هنگام نوشتن شرح شغل، احساسات را کنار بگذارید. در هنگام نوشتن توضیحات شغلی، به دنبال نوشتن خصوصیات و ویژگی شخصی فرد مورد نظر نباشید. بنابراین، به جای استفاده از عبارتی مانند “شخصیت خوب”، چیز دیگری را در این رابطه مانند “مهارت بالا در برقراری ارتباط با مشتریان” در نوشته قرار دهید. به این ترتیب، شما بر روی نیازهای شغل تمرکز می‌کنید، نه لزوماً نحوه انجام کار توسط شخص. در مورد بهترین روش‌های توصیف شغل هیچ کلمه‌ی ممنوعه‌ای وجود ندارد، اما در هر حال بسیار مهم است که از چارچوب‌های نگارش صحیح خارج نشوید.

نحوه گفتار شما بسیار مهم است

هنگام نوشتن، شرح شغلی باید واضح و دقیق باشید. هنگام نوشتن از شاخ و برگ دادن، زیاده گویی و مبهم نویسی خودداری کنید. این مدل نوشتار معمولا باعث سردرگم شدن افراد می‌شود و اغلب آنچه را که کارمند انجام می‌دهد، توصیف نمی‌کند. سعی کنید از استفاده از قیدها یا صفت‌هایی مانند “غالبا”، “برخی” و “گاها”، خودداری کنید. به هیچ عنوان نوشته را شلوغ نکنید و حتما راستگو و صادق باشید.

محتوا بسیار مهم است

معمولا عرف نیست که در شرکت‌ها شخص خاصی را به عنوان نویسنده برای نوشتن شرح شغلی تعیین کنند و این کار را در بیشتر مواقع تیم منابع انسانی انجام می‌دهد. اما شما می‌توانید از نویسندگانی ماهر برای چنین کاری استفاده کنید تا از رعایت اصول، اطمینان داشته باشید. آنها می‌توانند این کار را به بهترین شکل انجام دهند و خلأ نبود شرح شغلی عالی در شرکت شما پر کنند. اما، اگر خودتان این کار را انجام می‌دهید، خوب است بدانید که تنها به اطلاعات گوگل برای مشاغل مختلف اکتفا نکنید و در شرکت خود به دنبال شرح وظایف افراد باشید. محتوا در نوشتن شرح شغلی نقش اصلی را ایفا می‌کند و شما می‌توانید با تحقیق و پرس و جو به این محتوا دست پیدا کنید.

همکاری نیز در نوشتن شرح شغلی بسیار مهم است

کسانی هستند که نحوه نوشتن و مدیریت صحیح شرح وظایف را خوب درک می‌کنند و همچنین از طرفی، کسانی هستند که تفاوت‌های ظریف و جزئی کار را درک می‌کنند. به‌ندرت می‌توان شخصی را پیدا کرد که بتواند تمام این خصوصیات را با هم داشته باشد و می‌توان گفت که هیچ کس کامل نیست. اما همکاری کردن این افراد با هم با تیم منابع انسانی، مدیران و سرپرستان هر بخش می‌تواند باعث تولید شرح شغلی کامل و جامعی بشود که تمام بایدها و نبایدها را در خود داشته باشد و مطابق با مقررات و موازین شرکت نوشته شده باشد. در تدوین شرح شغلی انعطاف پذیر باشید و با هم همکاری داشته باشید تا بتوانید کار را به بهترین شکل به اتمام برسانید. این مدل همکاری، حتی باعث می‌شود که تیم پویایی بیشتری داشته باشد و تعامل بین افراد بیشتر شود.

منظم باشید

اگر روند مدیریت نوشتن شرح وظایف دشوار باشد، تعامل با مدیران و سرپرستان منابع انسانی را نیز دشوار می‌کند و اجازه کامل شدن این پروسه را از شما خواهد گرفت. بر روی انجام کار خود تمرکز داشته باشید و نوشتن، اصلاح کردن و همکاری کردن با دیگر افراد را در منظم‌ترین شکل ممکن پیش ببرید.

استفاده از فناوری را فراموش نکنید

سیستم‌های جدید و نوآورانه به شما این امکان را می‌دهند که بتوانید صفر تا صد این کار را توسط آنها انجام دهید و در عین حال چالش‌های مدیریت این مدل کارها را نیز کاهش می‌دهند. فناوری دسترسی، ثبات، امنیت، کاهش فشار اداری و امکان ادغام آسان با سایر سیستم‌ها را امکان پذیر می‌سازد. اتوماسیون کردن فرايند نوشتن شرح شغلی را به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از کار خود بدانید.

سخن پایانی

شرخ شغلی و نوشتن وظایف و مسئولیت‌های کارمندان می‌تواند از همان ابتدا در روند استخدام افراد، راه هر فرد در موقعیت‌های شغلی را مشخص کند. حتی می‌تواند باعث شود که بهترین افراد را برای هر موقعیت شغلی استخدام کنید. بنابراین، از انجام درست و اصولی این کار غافل نشوید.

بیشتر بخوانید: مفهوم برند کارفرمایی چیست؟