11 روش برای دائمی کردن دورکاری در شرکت‌ها
مدت طولانی است که از محیط دور شده‌اید و دیگر در جمع همکاران خود نیستید. ممکن است برخی افراد این روند را دوست داشته باشند، اما هستند افرادی که دورکاری را به هیچ عنوان دوست نداشته باشند. این مدل کار کردن می‌تواند مزایای بسیار داشته باشد که این مزایا تنها به کارمند مربوط نمی‌شود و ممکن است کارفرما نیز از این مزایا بهره ببرد. با دورکاری، کارمندان زمان بیشتری را برای انجام کارهای خود دارند و دیگر نگران تلف شدن وقت خود در رفت و آمدها به محل کار نیستند. اگر کارفرمایی هستید که در نظر دارد این مدل کار را به روشی طولانی مدت تبدیل کند، در زیر چند مورد برای عیب یابی قبل از دائمی شدن دورکاری وجود دارد که می‌توانید قبل از تصمیم گیری آنها را مطالعه کنید.
مدیریت
قبل از دائمی کردن دورکاری، بسیار مهم است که روش مدیریت نیروهای دورکار را درک کنید و ببینید که افرادی را که قرار است از نزدیک نبینید چگونه باید مدیریت کنید. در مورد چگونگی نظارت بر پیشرفت کارمندان دورکار، چگونگی برقراری ارتباط با نیروی کار خود، نحوه ارائه بازخورد و اطلاع رسانی در مورد آخرین اخبار کسب و کار، فکر کنید. کارفرمایان بسیاری برای این مدت که دورکاری به روش کاری بسیاری از شرکت‌ها تبدیل شده است، به بهترین نرم افزارها و همچنین ابزارهای مدیریت تسک روی آورده‌اند. این کارفرمایان هستند که باید به دنبال روش‌های جدید نظارت بر افراد و توجه به روحیه و حالت روحی کارمندان خود باشند. فکر و صحبت با کارمندان در مورد اهداف و سیاست‌های شرکت ممکن است به شما کمک کند تا انتقال کار به روش جدید و نظارت از طریق ابزارهای آنلاین را راحت‌تر کنید.
انتظارات
در مورد سطح انتظارات خود از کارمندان باید تجدید نظر داشته باشید. به عنوان مثال، در مورد ساعت مشخصی که کارمندان باید آنلاین باشند و شما از آنها انتظار پاسخگویی داشته باشید، با آنها صحبت کنید. آیا نیاز است که هر روز با افراد جلسات آنلاین داشته باشید و یا اینکه تیم‌ها نیز به صورت روزانه جلسه بگذارند؟ آیا محدودیتی در مورد استفاده از ابزارهای آنلاین برای مکالمه گروهی و تیمی وجود دارد؟ قوانین و سیاست‌های شرکت در مورد ضبط مکالمات و جلسات را مرور کنید و به طور گسترده انتظارات خود را بیان کنید.
حریم خصوصی داده‌ها
وقتی کارمندی به صورت دورکار کار خود را انجام می‌دهد، مدیریت حریم خصوصی داده‌ها ممکن است چالش برانگیزتر شود. بهترین روش این است که یک کارمند فقط از سخت افزار شرکت و ایمیل شرکت برای هرگونه ارتباطات کاری یا مدیریت یا ایجاد اسناد استفاده کند. برای اینکه بتوانید این داده‌ها را به شکل درست مدیریت کنید، باید سراغ ابزارهایی بروید که حریم خصوصی داده در آنها به شکل بالایی رعایت شده باشد.
شرکت‌ها باید از طریق اینترنت یک شبکه خصوصی مجازی (VPN) برای کارمندان فراهم کنند تا از انتقال ایمن داده‌های حساس اطمینان حاصل شود و پس از برقراری مطمئن ارتباط، داده‌ها بین افراد رد و بدل شود. آموزش برای همه کارمندان در مورد حفظ امنیت داده‌های الکترونیکی، از جمله داده‌های ذخیره شده در تلفن‌های هوشمند، باید به طور منظم انجام شود.
آزار و اذیت و تبعیض
آزار و اذیت و رفتارهای تبعیض آمیز در فضای کار مجازی ادامه دارد و حتی ممکن است بدتر شود، زیرا همکاران به صورت مجازی با هم در ارتباط هستند. ایجاد تماس‌های تصویری ایمن و مهیا کردن فضا برای تعاملات مجازی، همراه با ارائه اطلاعات همگانی در مورد روش‌های شکایت، می‌تواند به کاهش این مسائل کمک کند. در مورد ضبط برخی جلسات فکر کنید تا از رفتارهای ناخواسته جلوگیری شود.
تحقیقات داخلی در مورد آزار و تبعیض چگونه انجام می‌شود؟ این کار کاملاً از راه دور است یا مصاحبه حضوری لازم است؟ قبل از اینکه مشکلی پیش باید باید رویه‌ای برای پیشگیری از آن وجود داشته باشد.
محرمانه بودن
حفظ محرمانه بودن تمام کارهای شرکت و مشتری همچنان حیاتی است. در مورد چگونگی انتقال، ذخیره و پاک کردن اطلاعات محرمانه هنگام کار، پروتکل‌ها و همچنین محل مکالمه‌های محرمانه و غیره تصمیم گیری کنید.
سلامت روان
سلامت روان و تلاقی آن با COVID-19 و مشکلات اقتصادی که بسیاری از افراد در حال تجربه آن هستند، به اولویت تمام کارفرمایان تبدیل شده است. کارفرمایان باید در مورد سلامت روان کارمندان دورکار و جدایی آنها از محل کار یا انزوا فعالیت داشته باشند و به این موضوع اهمیت دهند.
مدیران و متخصصان منابع انسانی می‌توانند تحت آموزش قرار بگیرند تا یاد بگیرند که تکنیک‌هایی را برای کمک به نیروی کار خود در مدیریت دورکاری و مسائل روانی مربوط به آن و همچنین تأثیر منحصر به فرد COVID-19 بر زندگی کارمندان، فرا بگیرند. بسیاری از شرکت‌ها با فراهم آوردن فضاهایی برای بحث آزاد و همچنین ارائه مزایای سلامتی برای نیروی کار خود شروع به پرداختن به این مسائل کرده‌اند.
ارتباطات شخصی و خلاقیت
بسیاری بر این باورند که پرورش افراد و افزایش خلاقیت آنها از راه دور سخت است. اگرچه این امکان از جلسات آنلاین ممکن است سخت باشد، اما برگزاری جلسات آنلاین منظم را برای ایده دادن و افزایش خلاقیت افراد در شرکت خود در برنامه قرار دهید و فرصتی برای خلاقیت و ارتباط ایجاد کنید. نحوه ایجاد مشاوره، آموزش و توسعه فرصت‌های شغلی را در فضای مجازی در نظر بگیرید. آموزش سافت اسکیل‌ها در مورد نحوه مدیریت نیروی کار از راه دور، می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.
پیشرفت نیروی حرفه‌ای و بازاریابی
آموزش رسمی به نیروی کار را در نظر بگیرید تا در استفاده از ابزارهای آنلاین مانند زوم، اسکایپ، اسلک و سایر موارد که باعث افزایش کارایی، ارتباطات و اثربخشی نیروی کار از راه دور می‌شود، کمک کنید. این کار این امکان را برای همه کارمندان فراهم می‌کند تا درکی از فناوری در دسترسِ خود داشته باشند. علاوه بر این، به بررسی ابزارها و منابع جدیدی بپردازید که می‌تواند پیشرفت شغلی در نیروی کار شما را رقم بزند.
سلامت و ایمنی
نیروی کار دورکار، باید بتواند در مواقع ضروری مرخصی استعلاجی برای بیماری و موارد پزشکی دریافت کند و حتی برای مرخصی‌های عادی برای رسیدگی به مشکلات خانواده خود نیز اولویت داشته باشد. با توجه به کار از راه دور، ایمنی و سلامت کارمند دورکار خود را بسیار اهمیت دهید. ایمنی کارمند شامل پرداختی حقوق می‌شود، چرا که در صورت بروز مشکل در زمان دورکاری او باید درآمد کافی برای پرداخت هزینه‌های درمانی خود داشته باشد.
ارتباطات و آموزش مناسب کارمند از بروز مشکلات احتمالی میان کارمند و کارفرما جلوگیری می‌کند. همه چیز را ارزیابی کنید، اگر کارمند شما وسیله‌ای را از محل کار برای انجام کارهای شرکت به خانه برده است، باید او را در مورد خطراتی مانند شلوغی محل قرارگیری آن وسیله مانند صفحه نمایش کامپیوتر مطلع کنید. در صورت بروز آسیب، شرکت‌ها باید تعیین کنند که آیا کارگر هنگام حادثه واقعاً مشغول کار بوده است یا خیر. باید پروتکلی برای گزارش و بررسی صدمات وسایل شرکت در خانه کارمندان دورکار مشخص کنید.
همچنین باید هزینه‌های مربوط به تأمین وسایل کارمندان دورکار در خانه را، بررسی کنید. آیا بودجه شرکت شما امکان پرداخت هزینه خرید وسایل مورد نیاز کارمند دورکار را مهیا می‌کند؟
پرداخت حقوق و دستمزد
علاوه بر مسائل پیچیده حقوق مانند مالیات و مزایای مورد نیاز کارمندان، قوانین ضد تبعیض میان کارمندان را در نظر داشته باشید. شما باید از رعایت قوانین حقوق و دستمزد مساوی میان کارمندان مطلع و مطمئن شوید.
مستندات
برای کارمندان دورکار خود سیاست‌ها، انتظارات و پروتکل‌های جدیدی را تعریف کنید تا بر اساس آن قوانین کار را پیش ببرید. به اصطلاح عامه صلح اول به از جنگ آخر است.
تغییر روش کار به دورکاری نیاز به آماده سازی تمام شرایط دارد. موارد فوق خلاصه‌ای جامع از مواردی است که باید هنگام انتقال به این روش جدید در نظر بگیرید. همچنین می‌توانید با مشاوران کسب و کار در مورد این تغییر روش صحبت کنید و از آنها راهنمایی بگیرید.