نکات و ترفندهایی برای انجام موفق مصاحبه تلفنی
واقعا چیزی لذت‌بخش‌تر از دریافت پاسخ مثبت از ارسال رزومه برای شغل دلخواه نیست. در این لحظه، نه تنها تمام کارهای سخت شما در کاریابی از نوشتن رزومه تا ارسال رزومه برای فرصت‌های شغلی بی‌شمار به پایان رسیده، بلکه در نهایت با فردی روبه‌رو خواهید شد که قرار است برای استخدام شما تصمیم بگیرد.
مسلما برای مصاحبه تلفنی نیز مانند مصاحبه حضوری، باید با آمادگی کامل پیش بروید و نکات و ترفندهای موفقیت در این مدل مصاحبه را بدانید. در این مقاله، به نکاتی اشاره خواهیم کرد که در هر سه بخش قبل از مصاحبه تلفنی، حین مصاحبه تلفنی و بعد از مصاحبه تلفنی به کار شما خواهند آمد.
قبل از مصاحبه تلفنی
برای اینکه خود را برای موفقیت در مصاحبه تلفنی آماده کنید، باید از قبل کارهایی انجام دهید. در ادامه به اقدامات قبل از مصاحبه تلفنی اشاره خواهیم کرد:
1. از جزئیات باخبر شوید
دانستن جزئیات یعنی آگاهی از موارد زیر:
- زمان مصاحبه تلفنی
- اینکه قرار است دقیقا با چه کسی صحبت کنید و نقش او در سازمان چیست (اگر برای مصاحبه تلفنی قرار است با چند نفر صحبت کنید، متوجه شوید که این افراد به ترتیب چه کسانی هستند)
- با چه شماره‌ای تماس خواهند گرفت
- با کدام شماره‌ی شما تماس می‌گیرند (اگر دو یا چند خط تلفن دارید)
- هر گونه اطلاعات تماس دیگری (مانند ایمیل آنها یا خط اصلی شرکت) که در صورت قطع تماس ممکن است به آنها نیاز داشته باشید
اگر از هر کدام از این اطلاعات بی‌خبر هستید، فقط کافی است بپرسید! هیچ اشکالی ندارد درباره مواردی که روی برنامه‌ریزی شما تاثیر می‌گذارند پرس‌وجو کنید.
برای پرسیدن در مورد اطلاعات بالا، می‌توانید ایمیل زیر را ارسال کنید:
سلام [نام شخص]،
قرار است در [تاریخ] با شما مصاحبه تلفنی‌ای داشته باشم! فقط می‌خواستم یک بررسی دوباره انجام بدم و بپرسم که قرار است در چه ساعتی صحبت کنیم و با چه شماره‌ای تماس می‌گیرید. اگر برای تماس لازم است کاری انجام دهم و به چیزی نیاز دارم، لطفا آن را به من اطلاع دهید.
خیلی ممنون!
[اسم شما]
یا می‌توانید روی ایمیل‌های قبل خود ریپلای بزنید و این متن را بنویسید:
سلام [نام شخص]،
برای اطمینان از مصاحبه تلفنی، می‌خواستم بدانم که در [تاریخ] و [ساعت] مصاحبه را انجام خواهیم داد؟ و اینکه آیا شما با [شماره تلفن] با من تماس می‌گیرید و یا من با [شماره تلفن] با شما تماس بگیرم؟ اگر در هر کدام از این موارد اشتباه می‌کنم، ممنون می‌شوم که به من اطلاع دهید.
با تشکر،
[اسم شما]
2. تحقیقات خود را انجام دهید
با مصاحبه تلفنی درست مانند دیگر مصاحبه‌ها مانند مصاحبه حضوری رفتار و خود را برای آن آماده کنید. بسیاری از کارجویان در مورد مصاحبه تلفنی اشتباه می‌کنند و آن را خیلی جدی نمی‌گیرند و فکر می‌کنند که می‌توانند بدون مشکل از پس آن بربیایند، در حالی که در واقعیت و در زمان پاسخ دادن به سوالات دچار مشکل می‌شوند و حتی تمرکز خود را از دست خواهند داد.
ابتدا، شرح شغلی را به دقت بررسی کنید تا متوجه شوید قرار است دقیقا برای چه نقشی مصاحبه کنید. چرا که ممکن است در طول مصاحبه، مصاحبه‌کننده از شما در مورد شرح شغلی نیز بپرسد.
سپس، سراغ بررسی کلیت شرکت در وب‌سایت آن و دیگر مراجع بروید. وب‌سایت شرکت را با دقت بررسی کنید، نام برند آنها را در گوگل جستجو کنید تا از اخبار اخیر آنها باخبر شوید، نظر کارمندان فعلی و سابق آنها را در سایت‌های کاریابی بخوانید و شبکه‌های اجتماعی آنها را دنبال کنید. با این کار، نه تنها از کلیت نقشی که برای آن درخواست دادید باخبر می‌شوید، بلکه با تاریخچه، ماموریت برند و حال و هوای کلی شرکت نیز آشنا می‌شوید. در واقع، این کار به شما کمک می‌کند تا بهتر به سوالات مصاحبه‌کننده پاسخ دهید.
3. پاسخ‌های خود و صحبت کردن با تلفن را تمرین کنید
در مرحله بعد، باید خود را برای پاسخ دادن به تمام سوالاتی که ممکن است در مصاحبه تلفنی از شما پرسیده شود، آماده کنید. برای این کار، باید به دنبال سوالات متداول بروید و بعد، پاسخ دادن به این سؤالات را تمرین کنید. فراموش نکنید که یک یا دو سوال آماده کنید که در پایان مصاحبه از فرد مصاحبه‌کننده بپرسید.
آماده شدن برای سوالات مصاحبه، برای این نیست که خود را برای پاسخ دادن به سوالات قابل پیش‌بینی آماده کنید. در این مرحله، همچنین در مورد دانستن نحوه انتقال پاسخ‌ها از طریق تلفن نیز یاد خواهید گرفت. بنابراین، اگر می‌خواهید مطمئن شوید که جواب خود را به‌درستی منتقل می‌کنید، با یک دوست تماس بگیرید و از او بخواهید به پاسخ‌های شما گوش دهد و بازخورد بدهد.
4. رقم حقوق خود را تعیین کنید
شاید تعجب کنید، اما ممکن است در همین مصاحبه تلفنی از شما درباره رقم حقوق و دستمزد سوال شود؛ به خصوص اگر مصاحبه تلفنی شما اولین مرحله از غربالگری منابع انسانی باشد. بنابراین، باید خود را برای پاسخ دادن به این سوال و به شکل هوشمندانه آماده کنید. (حتی اگر در این مرحله از شما درباره رقم حقوق سوال نکنند، شک نکنید که در مصاحبه آینده به این سوال پاسخ خواهید داد.)
5. یک برگه برای تقلب آماده کنید
تمام این اطلاعات را نباید در ذهن خود ذخیره کنید. خوبی مصاحبه‌های تلفنی این است که مصاحبه‌کننده را نمی‌بینید و به همین خاطر، می‌توانید اطلاعات مهم را در برگه‌ای یادداشت کنید. علاوه بر این، مصاحبه به‌خودی‌خود فرآیندی دلهره‌آور است. پس چرا خود را در موقعیتی قرار دهیم که همه چیز را فراموش کنیم؟
اگر در مورد شغل و شرکت مد نظر تحقیقی انجام دادید، پاسخ برخی سوالات را آماده کردید و یا سوالاتی دارید که قرار است از مصاحبه‌کننده بپرسید، می‌توانید تمام این موارد را در جایی یادداشت کنید تا در زمان مصاحبه فراموش نشوند. اما فراموش نکنید که این برگه تقلب نباید باعث شود که شما مانند دانش‌آموزان دوره دبستان، متن را از روی آن روخوانی کنید. این یادداشت قرار است به شما کمک کند تا نکات مهم را فراموش نکنید و خود را از استرس دور کنید.
6. سایر اسناد مربوطه را چاپ کنید
علاوه بر برگه تقلب، می‌توانید یک کپی از رزومه و نامه پوششی خود و همچنین هر اطلاعات دیگری که فکر می‌کنید ممکن است نیاز باشد به آنها مراجعه کنید (مانند تحقیق حقوق و دستمزد) را، چاپ کنید.
7. ابزارهای مورد نیاز را کنار خود بگذارید
این ابزارها می‌توانند شامل موارد زیر شوند:
- یک شارژر
- هدفون
- یک دفترچه یادداشت و خودکار یا مداد (یا لپتاپ، اگر ترجیح می‌دهید تا یادداشت‌های خود را تایپ کنید؛ اما سعی کنید کمتر با لپتاپ کار کنید تا حواس‌تان پرت تایپ کردن نشود)
- یک بطری آب
- یک وسیله‌ی بازی مانند مکعب روبیک (اگر این وسیله به شما کمک می‌کند تمرکز کنید، چرا که نه؟)
8. لباس رسمی بپوشید
مطمئنا، مصاحبه تلفنی با لباس خواب کاری بسیار راحت و جذاب به‌نظر می‌رسد و خب شاید به همین دلیل است که بسیاری مصاحبه تلفنی را به مصاحبه حضوری ترجیح می‌دهند. اما خوب است بدانید که پوشیدن لباس رسمی برای مصاحبه تلفنی، می‌تواند باعث افزایش اعتماد به نفس شما شود. بنابراین در مقابل پوشیدن شلوار ورزشی مقاومت کنید و لباسی را انتخاب کنید که اعتماد به نفس را در شما افزایش می‌دهد. یا حداقل لباسی که به اندازه کافی راحت باشد و همچنان به شما حس حرفه‌ای بودن بدهد.
9. یک مکان آرام، راحت و مناسب پیدا کنید
اگر قرار است مصاحبه را در خانه انجام دهید، در اتاق خود بمانید تا از خانواده و یا حیوان خانگی خود دور باشید. اما در محل کار، می‌توانید اتاق کنفرانس را رزرو کنید، یک کافی‌شاپ در نزدیکی محل کار خود پیدا کنید، یا در نهایت در ماشین خود و محله‌ای آرام این کار را انجام دهید. محل انجام مصاحبه تلفنی هر کدام از این موارد است، حتما از دو روز قبل تمام نیازمندی‌ها را آماده کنید. تا آنجایی که می‌شود، محل مصاحبه تلفنی را جایی انتخاب کنید که در آن دچار حواس پرتی نشوید و در ترافیک نمانید. علاوه بر این، جایی را انتخاب کنید که در صورت تمام شدن شارژ تلفن، امکان زدن تلفن به شارژ را داشته باشید.
10. عوامل حواس پرتی را کاهش دهید
برای حذف کردن عوامل حواس پرتی، باید محل درستی برای مصاحبه خود پیدا کنید. اگر مصاحبه را در محل کار انجام می‌دهید، از قبل به همکاران و مدیر خود اعلام کنید که در آن ساعت به مرخصی نیاز دارید. اگر در خانه هستید در اتاق خود را قفل کنید تا کسی وارد اتاق شما نشود و هر گونه اپلیکیشن که روی لپتاپ شما صدا دارد را ببندید. اگر در یک مکان عمومی هستید، سعی کنید از پنجره دور شوید تا افرادی که در کنار شما راه می‌روند یا اتفاقاتی که در اطرافتان می‌افتد، حواس‌تان را پرت نکنند.
نکته مهم دیگر این است که، حتما از هدفون استفاده کنید! استفاده از هدفون صدای اطراف را به حداقل می‌رساند و به شما کمک می‌کند تا فقط و فقط روی مکالمه تمرکز کنید.
ضمنا در طول مصاحبه خود، غذا نخورید و آدامس نجوید. اگر فکر می‌کنید در زمان مصاحبه ممکن است دهانتان خشک شود، کنار دستان یک لیوان آب بگذارید.
11. خود را آماده بدترین سناریوهای ممکن کنید
شارژ گوشی تمام می‌شود و مصاحبه ناتمام می‌ماند و کسی سعی می‌کند وارد اتاق کنفرانس شود. هر کدام از این موارد می‌توانند باعث شوند که حواس‌تان پرت شود و رشته افکارتان را از دست بدهید. حتی، ممکن است همه چیزهایی را که تمرین کرده بودید را فراموش کنید و هیچ حرفی برای گفتن نداشته باشید.
بعید است که این اتفاقات بیفتد، اما دانستن اینکه در این مواقع چه باید بکنید به شما کمک می‌کند که بر ترس خود غلبه کنید و بهترین واکنش را داشته باشید. شاید باور نکنید، همراه داشتن شارژر و همان برگه تقلب می‌تواند روی اعتماد به نفس شما تاثیر بسیاری بگذارد.
بسیاری در مورد صحبت با تلفن ترس دارند و این ترس طبیعی است. بنابراین اگر این بزرگترین نگرانی شماست، بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که تمرین کنید.
12. یک پیام صوتی دوستانه و حرفه‌ای آماده کنید
در حالت ایده‌آل، وقتی مصاحبه‌کننده تماس می‌گیرد، باید تلفن را بردارید. اما در صورتی که به هر دلیلی نتوانید این کار را انجام دهید، می‌توانید به وسیله پیام صوتی دستگاه خود، اثر مثبتی روی مصاحبه‌کننده بگذارید.
چیزی شبیه این را امتحان کنید: «سلام، [نام خودتان] هستم. متاسفانه در حال حاضر امکان پاسخ دادن به تماس شما را ندارم. لطفا پیام خود را بگذارید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیرم. با تشکر!»
13. گوشی خود را شارژ و آن را امتحان کنید
باید مطمئن شوید که گوشی‌تان دارای شارژ کامل است، چرا که هیچ فردی دوست ندارد که وسط مصاحبه تلفنی، گوشی‌اش خاموش شود. علاوه بر این، یک ساعت قبل از مصاحبه با یکی از دوستان و اقوام خود تماس بگیرید تا از ردوبدل شدن صدا و همچنین آنتن‌دهی مطمئن شوید.
در طول مصاحبه تلفنی
رسیدیم به مرحله مصاحبه تلفنی و نکاتی که در این مرحله باید رعایت کنید.
14. با قدرت شروع کنید
به عنوان اولین نکته باید عنوان کنیم که، سر وقت با مصاحبه‌کننده تماس بگیرید و برای پاسخ دادن به تماس او آماده باشید.
سپس، در شروع مکالمه محکم باشید. می‌توانید با چیزی مانند «سلام، [اسم شما] هستم». ممنون که تماس گرفتید، واقعا منتظر این صحبت تلفنی بودم.» اساسا، هدف شما باید این باشد که لحن خودتان را صمیمی و در عین حال قوی و حرفه‌ای نشان دهید. مکس‌های طولانی و یا عدم شفافیت در صحبت کردن، ممکن است حرفه‌ای بودن شما را زیر سوال ببرد.
15. مودب باشید و نحوه‌ی درست صحبت کردن را بدانید
لازم نیست که برای شروع مکالمه مانند مدیران شرکت‌های بزرگ خیلی رسمی حرف بزنید. با خیال راحت می‌توانید بپرسید که روزشان را چطور گذراندند و یا در مورد آب‌وهوا یا آخر هفته خود صحبت کنید. شرکت در گفتگوهای کوچک یک راه مودبانه و آسان برای برقراری ارتباط با مصاحبه‌کننده است. فقط به این نکته دقت کنید که این مکالمات را طولانی نکنید.
16. از به‌وجود آمدن مکث نترسید
با توجه به اینکه مصاحبه تلفنی است و شما فرد مصاحبه‌کننده را نمی‌بینید، طبیعی است که تاخیر در پاسخ دادن پیش بیاید. بنابراین از به‌وجود آمدن این لحظات نترسید و اجازه دهید تا مصاحبه‌کننده نیز نفس بگیرد.
هنگامی که مصاحبه کننده از شما سوالی می‌پرسد، قبل از پاسخ دادن یک یا دو ثانیه صبر کنید تا مطمئن شوید که صحبت او به پایان رسیده است. اگر سوال او را به‌خوبی نشنیدید، مؤدبانه بگویید: «متاسفانه سوال را نشنیدم، امکانش است دوباره تکرار کنید؟»
17. هیجان را به صدای خود منتقل کنید
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که افراد در مصاحبه‌های تلفنی مرتکب می‌شوند این است که به اندازه کافی پرانرژی و هیجان زده به نظر نمی‌رسند. از آنجایی که فرد مصاحبه‌کننده نمی‌تواند شما را ببیند، باید تلاش کنید تا نشان دهید که مشتاق آن موقعیت شغلی و ملاقات با آنها هستید.
برای کمک به انتقال این موضوع، هنگام صحبت کردن از لحن خوب و لبخند استفاده کنید. این دو، به طور خودکار احساسات را به صدای شما تزریق می‌کنند. مدام بلند شوید و راه بروید تا به حفظ انرژی خود کمک کنید. و اگر چیزی خنده‌دار است، بخندید! کسی قرار نیست جلوی خنده‌ی شما را بگیرد.
البته، مراقب میزان بلندی صدای خود باشید و زمانی که متوجه شدید که صدایتان بیش از اندازه بالا رفته، سعی کنید آن را پایین بیاورید. تمرین کردن و گرفتن بازخورد از دوستان، به شما در رفع این مشکل کمک خواهد کرد.
18. آهسته صحبت کنید
آهسته صحبت کردن به معنای پایین آوردن بلندی صدا نیست. شما باید بتوانید کلمات را آهسته ادا کنید تا مصاحبه‌کننده به آسانی تمام جملات شما را متوجه شود و مجبور نشود بگوید، «می‌توانی این جمله را دوباره تکرار کنی؟»
19. به‌خوبی به گفته‌ها گوش دهید
آن کسی نباشید که مصاحبه‌کننده را مجبور می‌کند بارها و بارها سؤالات خود را تکرار کند. مصاحبه با چنین فردی برای تمام افراد آزاردهنده است. گوش دادن را تمرین کنید و چند کار را با هم انجام ندهید (مثلا، در حالی که طرف مقابل در حال صحبت کردن است، روی چیز دیگری کار نکنید، یا حتی صفحه یادداشت‌های خود را نخوانید).
بعد از مصاحبه تلفنی
کار شما در زمان مصاحبه، پس از قطع کردن تماس به پایان نمی‌رسد. برای داشتن یک مصاحبه موفق، باید این موارد را نیز برای بعد از تماس در نظر داشته باشید:
20. نکات مهم را یادداشت کنید
یک یا دو دقیقه بعد از قطع کردن تلفن وقت بگذارید و آخرین نکاتی را که باید از تماس به‌خاطر بسپارید را جایی یادداشت کنید. ممکن است آن شرکت محصولی جدید عرضه کرده باشد و لازم است آن محصول را بررسی کنید، یا در مصاحبه به نکته‌ای در مورد فرهنگ سازمانی اشاره و نام فردی را ذکر کردند که لازم است آنها را برای مصاحبه بعد به‌خاطر بسپارید. با نوشتن این نکات مهم، قدم مثبتی برای موفقیت در مصاحبه بعدی خود بر خواهید داشت.
21. یک یادداشت تشکر بفرستید
یادداشت را آماده و بلافاصله پس از تماس‌تان آن را ارسال کنید! بهتر است که این یادداشت را همان روز مصاحبه ارسال کنید، اما اگر نتوانستید، نهایت تا فردای آن روز ارسال کنید. در این یادداشت به این موارد دقت کنید:
- از آنها برای صحبت با خود تشکر کنید
- به مکالماتی اشاره کنید که برایتان جالب بوده‌اند
- دوباره بر اشتیاق خود برای نقش و شرکت تأکید کنید
- این یادداشت تشکر را مختصر و مفید بنویسید
22. اگر جوابی دریافت نکردید، نتیجه مصاحبه را پیگیری کنید
اگر در عرض یک هفته یا بیشتر از مدیر استخدام چیزی نشنیدید، به دنبال پیگیری وضعیت مصاحبه خود بروید تا ببینید در چه مرحله‌ای است. ممکن است آنها هنوز هم در حال مصاحبه با افراد مختلف باشند و هیچ نتیجه‌ای به‌دست نیاورده باشند، اما پیگیری شما به آنها نشان خواهد داد که چقدر برای حضور در شرکت‌ها آنها مشتاق هستید.
خود را برای مصاحبه تلفنی آماده کنید
اگر یک مصاحبه تلفنی در پیش دارید، باید به شما تبریک بگوییم چرا که از مرحله بررسی رزومه گذر کرده‌اید! اما لازم است که چند نکته را به‌خاطر بسپارید.
اول از همه، مصاحبه تلفنی یک گفتگوی ساده است و نباید یک مکالمه رسمی شود؛ اما با این حال، شما باید تحقیقات خود را انجام دهید، برخی از پاسخ‌ها را تمرین و سوالات خود را نیز آماده کنید. علاوه بر این، باید خود را در طول مصاحبه مشتاق نشان دهید تا بتوانید روی تصمیم‌گیری مصاحبه‌کنندگان تاثیر بگذارید. با رعایت این نکات، می‌توانید مصاحبه‌ای موفق را پشت سر بگذارید. موفق باشید!