دستیار مدیر عامل

دستیار اجرایی مدیرعامل
شرح شغل و مسئولیت‌ها
• مدیریت، برنامه‌ریزی و هماهنگی کلیه امور اجرایی .
• برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات، ملاقات‌ها، تقویم کاری و اولویت‌بندی برنامه‌های مدیرعامل.
• پیگیری مستمر مصوبات جلسات، دستورات و امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه و ارائه گزارش وضعیت پیشرفت.
• ایجاد هماهنگی مؤثر میان مدیرعامل، مدیران ارشد، معاونان، واحدهای سازمانی و شرکت‌های زیرمجموعه.
• تهیه، تنظیم، تدوین و پیگیری مکاتبات رسمی، صورت‌جلسات، گزارش‌های مدیریتی و مستندات موردنیاز مدیرعامل.
• پایش روند اجرای برنامه‌ها و اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شرکت و پیگیری اقدامات لازم برای تحقق اهداف تعیین‌شده.
• مشارکت در تدوین، پیگیری و اجرای برنامه‌های عملیاتی و راهبردی شرکت با هماهنگی مدیرعامل و مدیران ذی‌ربط.
• ایجاد سازوکار مناسب برای پیگیری امور، کنترل زمان‌بندی اقدامات، شناسایی موانع اجرایی و انعکاس مسائل مهم به مدیرعامل.
• مدیریت و پیگیری هم‌زمان چندین موضوع و پروژه، با رعایت اولویت‌ها، زمان‌بندی و سطح اهمیت هر موضوع.
• برقراری و مدیریت ارتباطات حرفه‌ای با سازمان‌ها، نهادها، سهامداران، شرکای تجاری و سایر ذی‌نفعان در چارچوب اختیارات تعیین‌شده.
• انجام مکاتبات، مکالمات و پیگیری‌های تجاری به زبان انگلیسی و ترجمه متون و اسناد تجاری موردنیاز.
• حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد، مذاکرات و تصمیمات مدیریتی و رعایت اصول حرفه‌ای در تعاملات سازمانی.
• تهیه گزارش‌های دوره‌ای و موردی از اقدامات انجام‌شده، امور در دست اقدام، موانع اجرایی و نتایج حاصل‌شده.
• انجام سایر امور اجرایی، هماهنگی و پیگیری‌های محوله از سوی مدیرعامل.
شرایط احراز و توانمندی‌های مورد انتظار
• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در حوزه دستیار اجرایی، دفتر مدیرعامل، مدیریت اداری یا هماهنگی امور مدیریتی.
• روابط عمومی بالا، فن بیان قوی و توانایی برقراری ارتباط مؤثر و حرفه‌ای با مدیران ارشد و ذی‌نفعان.
• تسلط به برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، اولویت‌بندی و مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه و موضوع.
• توانایی پیگیری مستمر امور، کنترل پیشرفت اقدامات و حصول اطمینان از اجرای به‌موقع تصمیمات.
• توانایی تدوین مکاتبات رسمی، صورت‌جلسات، گزارش‌های مدیریتی و ارائه منظم اطلاعات به مدیرعامل.
• تسلط به زبان انگلیسی در سطح پیشرفته، شامل مکالمه، مکاتبات تجاری، درک و ترجمه متون تخصصی.
• تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office و ERP ODOO و اتوماسیون اداری، ترجیحاً فراگستر.
• توانایی تحلیل مسائل، حل مسئله، تصمیم‌گیری در چارچوب اختیارات و ارائه پیشنهادهای اجرایی.
• آشنایی با اصول مدیریت، برنامه‌ریزی عملیاتی، مدیریت پروژه و مفاهیم راهبردی سازمان.
• توانایی تهیه و ارائه گزارش‌های دقیق، مختصر، شفاف و مبتنی بر وضعیت واقعی امور.
• مسئولیت‌پذیری بالا، نظم، دقت، پیگیری مؤثر، مدیریت زمان و قدرت مدیریت شرایط پرفشار.
• امانت‌داری، رازداری و تعهد جدی به حفظ اطلاعات محرمانه و اسناد سازمانی.
• توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران، کارکنان، شرکت‌های زیرمجموعه و طرف‌های تجاری داخلی و خارجی.
• برخورداری از نگرش نتیجه‌محور، روحیه پیگیری و توانایی تبدیل دستورات مدیریتی به اقدامات اجرایی مشخص.
• تعهد به همکاری بلندمدت و آمادگی برای فعالیت مستمر و مسئولانه در کنار مدیرعامل.
• مهارت کار با ابزارهای هوش مصنوعی و جست‌وجوی پیشرفته برای جمع‌آوری، تحلیل و خلاصه‌سازی اطلاعات و تهیه گزارش‌های مدیریتی.