مدیر دفتر - خانم

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

• مدیریت تقویم و جلسات: برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و هماهنگی جلسات کاری (حضوری و آنلاین) با مشتریان و تیم‌های داخلی بدون تداخل زمانی.

• آماده‌سازی پیش‌نیازهای جلسه: جمع‌آوری مستندات، بریف‌ها، فایل‌های مرتبط و تنظیم دستور جلسه (Agenda) قبل از شروع هر جلسه.

• حضور در جلسات و مستندسازی: شرکت در جلسات، یادداشت‌برداری دقیق و تدوین صورتجلسه ساختاریافته (شامل مصوبات، مسئولین اقدام و مهلت انجام).

• اشتراک‌گذاری و اطلاع‌رسانی: ارسال صورتجلسات و نکات کلیدی برای حاضرین و پیگیری تاییدیه آن‌ها بلافاصله پس از اتمام جلسه.

• پیگیری مصوبات (Action Items): رصد مستمر ددلاین‌ها، پیگیری وظایف محول‌شده از تیم‌های داخلی (مالی، حقوقی، طراحی و...) و مشتریان تا حصول نتیجه نهایی.

• مستندسازی و آرشیو: سازماندهی و بایگانی گزارش‌ها، قراردادها و مستندات مشتریان در سیستم مدیریت فایل‌ها.

---

• نظم فردی فوق‌العاده و ساختارمند بودن: دقت به جزئیات، چک‌لیست‌محور بودن و حساسیت بالا به ددلاین‌ها.

• مهارت ارتباطی و مذاکره بالا: توانایی تعامل موثر، محترمانه و قاطع با مدیران ارشد، کارفرمایان و اعضای تیم.

• قدرت استخراج و خلاصه‌سازی: توانایی شنیدن بحث‌های طولانی و تبدیل آن‌ها به نکات کلیدی و شفاف.

• رازداری و امانت‌داری: تعهد کامل به حفظ محرمانگی اطلاعات مالی، حقوقی و تجاری مشتریان.

• رویکرد حل مسئله و مسئولیت‌پذیری: توانایی پیش‌بینی موانع و مدیریت پیگیری‌ها بدون نیاز به نظارت مداوم.

---

• تسلط بر مجموعه نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Word و Excel برای صورتجلسات و جداول پیگیری).

• قلم نگارشی اداری و رسمیِ روان جهت تدوین نامه‌ها، صورتجلسات و پیام‌ها.

• مزیت رقابتی: آشنایی با اصطلاحات رایج در حوزه‌های کسب‌وکار، برندینگ، حقوقی یا مالی یک امتیاز مثبت بزرگ محسوب می‌شود.