مسئول دفتر مدیرعامل
شرکت بهتا دارو آفرینش
- سطح ارشدیت
- کارشناس
- موقعیت مکانی
- اصفهان - صفه
- نوع همکاری
- تمام وقت
- ساعت کاری
- شنبه تا چهارشنبه
- خدمت سربازی
- معافیت یا انجام شده
مهارت های موردنیاز
- Microsoft Wordمتوسط
- Microsoft Excelمتوسط
شرکت بهتا دارو آفرینش برای تکمیل کادر اداری خود از فردی منظم، پیگیر و حرفه‌ای برای جایگاه مسئول دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌کند. در این سمت، مسئولیت سامان‌دهی امور دفتر، هماهنگی ارتباطات مدیرعامل با واحدهای سازمانی و مراجعان، و پیگیری امور محول‌شده تا رسیدن به نتیجه بر عهده شما خواهد بود. این موقعیت برای فردی مناسب است که در کنار تسلط بر امور اداری و دفتری، بتواند چند موضوع را هم‌زمان مدیریت کند و اطلاعات سازمان را محرمانه نگه دارد.
وظایف و مسئولیت‌ها
- مدیریت تقویم کاری مدیرعامل، تنظیم جلسات و ملاقات‌ها و هماهنگی تغییرات برنامه
- آماده‌سازی دستور جلسه، ثبت و تنظیم صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیین‌شده تا حصول نتیجه
- پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌ها، ایمیل‌ها و مراجعه‌کنندگان و هدایت درخواست‌ها با رعایت اولویت و محرمانگی
- دریافت، ثبت، دسته‌بندی، ارجاع و پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها؛ نگهداری منظم سوابق در اتوماسیون اداری یا بایگانی شرکت
- تهیه، نگارش و ویرایش نامه‌های رسمی، گزارش‌های کوتاه، فایل‌ها و مستندات مورد نیاز مدیرعامل
- پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل با واحدهای مختلف، دریافت به‌موقع اطلاعات و ارائه گزارش روشن از وضعیت، تاخیرها و موارد نیازمند تصمیم‌گیری
- هماهنگی سفرها و بازدیدهای کاری، امور اجرایی و تدارکاتی دفتر و پذیرایی جلسات
- سامان‌دهی اسناد و اطلاعات مدیریتی و رعایت امانت‌داری و محرمانگی در گردش اطلاعات
- انجام امور اداری روزمره مرتبط با دفتر مدیریت و همکاری با سایر واحدها در چارچوب وظایف محوله
شرایط احراز
- سابقه کار مرتبط در دفتر مدیرعامل، دفتر مدیریت یا امور اداری و اجرایی؛ سابقه همکاری مستقیم با مدیران ارشد مزیت محسوب می‌شود
- تسلط مناسب به Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel، و توانایی آماده‌سازی گزارش‌ها و مستندات اداری
- توانایی نگارش روان و صحیح فارسی و تسلط بر اصول نامه‌نگاری رسمی، تنظیم صورت‌جلسه و ویرایش متن
- آشنایی با فرآیندهای مکاتبات اداری، ثبت و گردش نامه‌ها، بایگانی و پیگیری امور بین واحدها
- مهارت در برنامه‌ریزی جلسات، مدیریت زمان، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع
- توانایی ارتباط موثر و حرفه‌ای به‌صورت تلفنی، حضوری و کتبی با مدیران، کارکنان و مراجعان
- توانایی کار مستقل و تیمی، حل مسئله و ارائه گزارش دقیق از پیشرفت امور
- امانت‌داری و توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات سازمانی
ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری
فرد منتخب باید دقیق، منظم، مسئولیت‌پذیر، خوش‌برخورد و پیگیر باشد و کارها را تا تعیین تکلیف نهایی دنبال کند. برخورد حرفه‌ای، احترام به دیگران، اعتمادبه‌نفس متناسب با محیط کار، انعطاف‌پذیری در تغییر برنامه‌ها، ابتکار عمل و پایبندی به ضوابط سازمانی از ویژگی‌های مورد انتظار است. آراستگی و رعایت پوشش متناسب با محیط حرفه‌ای نیز ضروری است.
مزیت‌ها و نحوه همکاری
آشنایی با نرم‌افزار CRM و اتوماسیون اداری، تجربه تهیه گزارش‌های مدیریتی و داشبوردهای ساده در Excel و آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی برای افزایش بهره‌وری، امتیاز محسوب می‌شود. توانایی هماهنگی امور تدارکاتی یا سفرهای کاری نیز مزیت است.
این شرکت با هدف دستیابی به فرآورده های سالم ،طبیعی و سازگار با انسان و محیط زیست پایه گذاری شده است .
در همین راستا درزمینه محصولات گیاهی که شامل عصاره های گیاهی و بدون مواد شیمیایی مضر است، در بخش R&D شرکت فرموله شده و به بازار دارویی کشور عرضه میگردد.
