منشی و مسئول دفتر

1) امور اداری و دفتری

• مدیریت امور روزمره دفتر و هماهنگی فعالیت‌های اداری
• تنظیم، نگارش و تایپ نامه‌های اداری و مکاتبات سازمانی
• ثبت، بایگانی و پیگیری نامه‌های وارده و صادره
• تنظیم جلسات، هماهنگی قرارها و پیگیری امور محوله
• ثبت و کنترل ورود و خروج پرسنل، مراجعان و مهمانان
• تهیه گزارش‌های روزانه و ارائه به مدیریت

2) خرید و تدارکات شرکت

• شناسایی نیازهای شرکت و تهیه فهرست اقلام موردنیاز
• هماهنگی و انجام خریدهای روزمره، استعلام قیمت و مقایسه پیشنهادها
• پیگیری سفارش‌ها، تحویل کالا و کنترل اقلام خریداری‌شده
• ثبت و نگهداری فاکتورها و اسناد خرید
• مدیریت موجودی ملزومات اداری و مصرفی

3) هماهنگی پذیرایی و مهمان‌نوازی

• برنامه‌ریزی و هماهنگی پذیرایی از مهمانان و مراجعان
• آماده‌سازی اتاق جلسات پیش از حضور مهمانان
• تامین اقلام موردنیاز پذیرایی و کنترل موجودی

4) هماهنگی امور آشپزخانه و خدمات

• نظارت بر نظم و نظافت آشپزخانه و فضای عمومی
• کنترل موجودی مواد غذایی و اقلام مصرفی و هماهنگی خرید
• پیگیری نظافت تجهیزات و رفع مشکلات عمومی محیط کار

5) کنترل تردد و پیگیری امور

• ثبت ورود و خروج مراجعان، مهمانان و پیمانکاران و هماهنگی ورود با واحدهای مربوطه
• پیگیری اجرای درخواست‌ها و دستورات مدیریت تا حصول نتیجه
• ثبت و کنترل هزینه‌های جاری دفتر و خریدهای انجام‌شده و ارائه گزارش
• حفظ محرمانگی اطلاعات و اسناد شرکت

شرایط و مهارت‌های موردنیاز

• نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری بالا
• روابط عمومی مناسب و برخورد حرفه‌ای با مهمانان
• توانایی برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری امور
• آشنایی با Microsoft Word و Microsoft Excel
• امانت‌داری، روحیه همکاری، پیگیری و حل مسئله