مسئول دفتر

درباره نقش
در آلدی‌پی به دنبال همکاری باهوش، منظم، خوش‌برخورد و توانمند در مدیریت امور اجرایی دفتر هستیم؛ فردی که بتواند با نگاه مسئولانه و حرفه‌ای، محیطی منظم، پویا و خوشایند برای کارکنان، مدیران و مراجعان ایجاد کند.
در این موقعیت، شما مسئول مدیریت عملیات روزمره دفتر، هماهنگی امور اداری، بهبود تجربه کارکنان و مراجعان و پشتیبانی از برخی امور اجرایی مدیرعامل خواهید بود. توانایی پیش‌بینی نیازها، مدیریت اولویت‌ها و پیشبرد مستقل امور، از مهم‌ترین ویژگی‌های موفقیت در این نقش است.

واحد سازمانی: اداری دفتر مرکزی
پاسخگویی به: مدیرعامل

مسئولیت‌های کلیدی
1. مدیریت عملیات دفتر (Office Management)

• مدیریت امور روزمره و نظارت بر نظم، آراستگی و آماده‌به‌کاری محیط دفتر
• برنامه‌ریزی و هماهنگی خدمات عمومی، تجهیزات و ملزومات اداری
• مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان و پیگیری خدمات و سفارش‌ها
• شناسایی مسائل اجرایی دفتر و پیگیری آن‌ها تا حصول نتیجه

2. تجربه کارکنان و مراجعان (Employee & Visitor Experience)

• ایجاد تجربه‌ای حرفه‌ای و خوشایند برای کارکنان، مهمانان و مراجعان
• استقبال و راهنمایی مهمانان و شرکای تجاری
• رسیدگی به درخواست‌های کارکنان در حوزه خدمات و امور اداری
• مشارکت در برنامه‌ریزی و اجرای رویدادها و مناسبت‌های سازمانی
• دریافت بازخوردها و شناسایی فرصت‌های بهبود تجربه حضور در محیط کار

3. هماهنگی و پشتیبانی اجرایی مدیرعامل

• هماهنگی تقویم جلسات، قرارهای کاری و برنامه‌های مدیرعامل
• تنظیم جلسات داخلی و خارجی و هماهنگی با مدیران و ذی‌نفعان
• آماده‌سازی مستندات و اطلاعات موردنیاز جلسات
• پیگیری مصوبات، موضوعات ارجاع‌شده و اقدامات مورد توافق
• هماهنگی مکاتبات و ارتباطات اجرایی مدیرعامل
• رعایت محرمانگی اطلاعات و موضوعات سازمانی

4. امور اداری و هماهنگی سازمانی

• مدیریت مکاتبات، اسناد و مستندات اداری
• مدیریت تماس‌ها و ارتباطات ورودی دفتر
• هماهنگی جلسات و آماده‌سازی اتاق‌های کنفرانس
• پیگیری درخواست‌های اداری و هماهنگی با واحدهای مختلف
• بهبود روش‌های اجرایی و فرایندهای اداری با هدف افزایش نظم و سرعت انجام امور

شرایط احراز

• حداقل 2 سال تجربه در مسئولیت دفتر، امور اداری، پذیرش یا موقعیت‌های مشابه
• مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، روابط عمومی یا رشته‌های مرتبط
• تسلط بر Google Workspace
• تسلط بر مجموعه Microsoft Office، به‌ویژه Word، Excel و Outlook
• توانایی برنامه‌ریزی، هماهنگی جلسات و مدیریت تقویم کاری
• مهارت بالا در ارتباطات کلامی و نوشتاری
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع و اولویت‌بندی امور
• تسلط بر اصول مکاتبات اداری و مستندسازی
• آشنایی با زبان انگلیسی در سطح ارتباطات کاری
• توانایی استفاده از هوش مصنوعی به منظور بهینه‌سازی فرایندها

ویژگی‌هایی که برای ما مهم است

• هوش اجتماعی بالا: تعامل موثر با افراد در سطوح مختلف سازمانی
• هوش اجرایی: پیش‌بینی نیازها، تشخیص اولویت‌ها و پیشبرد مستقل امور
• پرزنتیشن حرفه‌ای: آراستگی، پوشش متناسب با محیط کار و رعایت آداب حرفه‌ای
• بلوغ رفتاری: حفظ آرامش، انعطاف‌پذیری و مدیریت موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده
• نظم و پیگیری: توجه به جزئیات و مسئولیت‌پذیری تا حصول نتیجه
• امانت‌داری: حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول حرفه‌ای

مزیت محسوب می‌شود

• سابقه فعالیت در شرکت‌های فناوری و فین‌تک
• تجربه تعامل مستقیم با مدیران ارشد و مراجعان سازمانی
• تجربه بهبود فرایندهای اداری و برنامه‌های تجربه کارکنان
• آشنایی با ابزارهای مدیریت وظایف و اتوماسیون اداری