سرپرست اداری و پشتیبانی

ما به دنبال جذب یک سرپرست اداری و پشتیبانی توانمند، باتجربه، منظم و مسئولیت‌پذیر هستیم که علاوه بر تسلط بر امور اداری، توانایی مدیریت امور پشتیبانی، نظارت بر نیروهای خدماتی و مهمانداری و پیگیری امور اجرایی مجموعه را داشته باشد.
فرد موردنظر باید شخصیتی فعال، دقیق، پیگیر و مسئله‌محور داشته باشد و بتواند با قدرت تصمیم‌گیری و مدیریت موثر، امور محوله را تا حصول نتیجه پیش ببرد.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• برنامه‌ریزی، مدیریت و نظارت بر کلیه امور اداری و پشتیبانی شرکت
• سرپرستی و نظارت بر عملکرد نیروهای خدماتی، مهمانداری و کارپرداز
• مدیریت فرآیند خرید، تامین ملزومات و پیگیری سفارش‌ها
• مدیریت تنخواه، هزینه‌های جاری و کنترل اسناد و فاکتورهای مربوطه
• نظارت بر وضعیت ساختمان، تاسیسات و تجهیزات و پیگیری امور تعمیر و نگهداری
• طراحی و اجرای چک‌لیست‌های کنترلی و شاخص‌های ارزیابی عملکرد (KPI)
• پیگیری درخواست‌ها و امور اجرایی واحدهای مختلف و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها
• شناسایی مسائل و مشکلات اجرایی و ارائه راهکارهای مناسب برای رفع آن‌ها
• تهیه گزارش‌های مدیریتی و مستندسازی فرآیندهای اداری و پشتیبانی
• شناسایی فرصت‌های بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای اداری و پشتیبانی

شرایط احراز

• حداقل مدرک کارشناسی
• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط در امور اداری و پشتیبانی
• تجربه سرپرستی و مدیریت نیروهای اجرایی و خدماتی
• تسلط و تجربه کار عملی با نرم‌افزار راهکاران
• تسلط به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Excel و Word
• توانایی کار با Excel و آشنایی با فرمول‌ها و توابع کاربردی در سطح متوسط
• آشنایی با اصول خرید، تامین ملزومات، تنخواه‌گردانی و کنترل هزینه‌ها
• آشنایی با امور تاسیسات، نگهداری و تعمیرات ساختمان
• آشنایی با اصول برنامه‌ریزی، مستندسازی و تدوین چک‌لیست‌های کنترلی
• مهارت‌ها و شایستگی‌های رفتاری
• نظم، دقت و انضباط کاری بالا
• قدرت تصمیم‌گیری و حل مسئله
• پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه
• توانایی مدیریت هم‌زمان چندین فعالیت و اولویت‌بندی وظایف
• مهارت ارتباطی مناسب و توانایی تعامل با واحدهای مختلف
• مسئولیت‌پذیری، چابکی و روحیه کار اجرایی
• توانایی مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده و کنترل موقعیت‌های چالش‌برانگیز
• نتیجه‌گرایی و استقلال در انجام وظایف

نکته مهم:
ما به دنبال فردی صرفاً اجرایی یا دفتری نیستیم؛ بلکه به همکاری نیاز داریم که علاوه بر تسلط بر امور روزمره اداری و پشتیبانی، از نگاه مدیریتی و توانایی سیستم‌سازی برخوردار باشد، بتواند بدون نیاز به پیگیری مستمر، مسئولیت امور را بر عهده بگیرد و برای ایجاد نظم، بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری مجموعه نقش موثری ایفا کند.