مدیر دفتر مدیرعامل / دستیار اجرایی مدیرعامل - خانم

یک هلدینگ بورسی و دانش‌بنیان فعال در حوزه صنعت و فناوری، در راستای توسعه ساختار مدیریتی خود، از یک فرد حرفه‌ای، توانمند و نتیجه‌گرا برای تصدی جایگاه مدیر دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌نماید.

این جایگاه مسئولیت مدیریت و هماهنگی جریان امور دفتر مدیرعامل، تسهیل ارتباط میان مدیریت ارشد، شرکت‌های زیرمجموعه و واحدهای سازمانی و همچنین پیگیری امور داخلی و برون‌سازمانی هلدینگ را بر عهده خواهد داشت.

مسئولیت‌ها

• مدیریت و سازماندهی امور دفتر مدیرعامل و برنامه‌ریزی جلسات، ملاقات‌ها، ماموریت‌ها و برنامه‌های مدیریتی
• ایجاد ارتباط و هماهنگی موثر میان مدیرعامل، هیئت‌مدیره، شرکت‌های زیرمجموعه، مدیران و کارکنان هلدینگ
• پیگیری مصوبات، تصمیمات و امور ارجاعی مدیرعامل تا حصول نتیجه و ارائه گزارش‌های لازم
• مدیریت و پیگیری مکاتبات، قراردادها، اسناد و فرآیندهای اداری و سازمانی
• مدیریت و پیگیری امور برون‌سازمانی با وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، ادارات، نهادهای دولتی و عمومی و سایر ذی‌نفعان
• مدیریت ارتباطات و هماهنگی‌های مرتبط با مشتریان، شرکای تجاری و سایر ذی‌نفعان کلیدی
• برنامه‌ریزی و هماهنگی نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، رویدادها و ماموریت‌های سازمانی
• دریافت، تجمیع و پیگیری گزارش‌های واحدهای مختلف و انعکاس موارد مهم به مدیریت ارشد
• شناسایی موانع و چالش‌های اجرایی، پیگیری راهکارهای رفع آن‌ها و کمک به تسهیل فرآیندهای سازمانی
• نظارت بر فرآیندهای اداری و امور مرتبط با کارکنان و هماهنگی میان واحدهای ذی‌ربط
• مدیریت و پیگیری امور مرتبط با بودجه و هزینه‌های دفتر مدیرعامل
• حفظ و صیانت از اطلاعات و اسناد محرمانه مدیریتی و سازمانی

سامانه‌ها و ابزارهای سازمانی

تسلط بر سامانه‌های اداری و کسب‌وکار از قبیل جامع روابط کار، بهین‌یاب، سامانه یکپارچه کارت بازرگانی، سامانه ستاد، ثبت من، جامع تجارت، روزنامه رسمی، راهکاران سیستم و سایر سامانه‌های مرتبط، مزیت محسوب می‌شود.

شرایط و شایستگی‌ها

• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، مدیریت بازرگانی، روابط عمومی یا رشته‌های مرتبط
• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط و ترجیحاً سابقه فعالیت در دفتر مدیرعامل، مدیریت ارشد، هلدینگ‌ها یا شرکت‌های بزرگ
• توانمندی بالا در مدیریت، برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع
• مهارت حرفه‌ای در مکاتبات، گزارش‌نویسی و تهیه مستندات مدیریتی
• توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران ارشد، سازمان‌های دولتی و عمومی و ذی‌نفعان تجاری
• تسلط بر مجموعه Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel و PowerPoint
• تسلط مناسب به زبان انگلیسی
• برخورداری از قدرت تحلیل، تصمیم‌گیری، حل مسئله و مدیریت شرایط پرفشار
• دقت بالا، پیگیری مستمر، نظم، مسئولیت‌پذیری و رازداری
• برخورداری از بلوغ حرفه‌ای و توانایی تعامل در سطح مدیریت ارشد

مزیت محسوب می‌شود

• سابقه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا اعضای هیئت‌مدیره
• تجربه فعالیت در هلدینگ‌ها و شرکت‌های بورسی یا صنعتی
• آشنایی با فرآیندهای سازمانی و برون‌سازمانی شرکت‌های بزرگ
• تجربه کار با سامانه‌های دولتی و تجاری
• توانایی مکاتبات و ارتباطات حرفه‌ای به زبان انگلیسی