کارشناس مسئول دفتر مدیریت عامل (Executive Assistant) - خانم
پایون توزیع کالا
- سطح ارشدیت
- کارشناس
- موقعیت مکانی
- تهران - گیشا (کوی نصر)
- نوع همکاری
- تمام وقت
- ساعت کاری
- 8:00 الی 16:30 شنبه تا چهارشنبه -08:00 الی 12:00پنجشنبه ها
- خدمت سربازی
- مهم نیست
- حقوق
- ۴۵ - ۶۰ میلیون تومان
ما به دنبال فردی فراتر از یک مسئول دفتر متعارف هستیم،شخصی که علاوه بر مدیریت حرفه‌ای امور دفتر مدیرعامل، توانایی کنترل، ارزیابی اولیه، سازمان‌دهی اطلاعات و پیگیری مستقل امور مدیریتی را داشته باشد.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
فرد مناسب این جایگاه باید پیش‌فعال (Proactive)، ساختارمند، دقیق، پیگیر و دارای تفکر تحلیلی باشد، به‌گونه‌ای که صرفا منتظر دریافت دستور نباشد، بلکه بتواند نواقص را پیش‌بینی کند، اطلاعات موردنیاز را تکمیل نماید و موضوعات را به‌شکل منظم و قابل تصمیم‌گیری در اختیار مدیرعامل قرار دهد.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
- مدیریت حرفه‌ای مکاتبات، جلسات، تقویم کاری و اولویت‌های دفتر مدیرعامل.
- بررسی اولیه مکاتبات، درخواست‌ها و گزارش‌های دریافتی از واحدها از نظر کامل بودن اطلاعات، مستندات و رعایت فرایندهای سازمانی پیش از ارجاع به مدیرعامل.
- شناسایی نواقص گزارش‌ها و پیگیری تکمیل اطلاعات از واحدهای مربوطه.
- پیگیری مستقل دستورات، مصوبات و تکالیف ارجاعی مدیرعامل تا حصول نتیجه.
- تهیه گزارش‌های مدیریتی، خلاصه‌های اجرایی و گزارش وضعیت اقدامات و پروژه‌ها.
- طراحی و نگهداری فایل‌های کنترلی و داشبوردهای پیگیری با استفاده از Excel.
- مدیریت گردش مکاتبات و مستندات در سامانه‌های اتوماسیون اداری و بایگانی الکترونیکی.
- تنظیم صورت‌جلسات حرفه‌ای، استخراج مصوبات و کنترل زمان‌بندی اجرای آن‌ها.
- هماهنگی موثر با مدیران واحدها و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی دفتر مدیرعامل.
- بررسی اولیه صحت، انسجام و کفایت اطلاعات گزارش‌ها، بدون ورود به تایید تخصصی موضوعات خارج از حدود اختیار.
- مدیریت محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول تشریفات و مکاتبات حرفه‌ای.
- تحصیلات دانشگاهی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، MBA یا رشته‌های مرتبط.
- حداقل 4 سال سابقه مرتبط در دفتر مدیرعامل، دفتر مدیران ارشد یا هماهنگی امور اجرایی سازمانی.
- تسلط پیشرفته به Excel شامل فرمول‌نویسی، Pivot Table، تحلیل داده و تهیه گزارش‌های مدیریتی.
- تسلط کامل به Word، PowerPoint، Outlook و سامانه‌های اتوماسیون اداری.
- تسلط مناسب به زبان انگلیسی در خواندن و نگارش مکاتبات تجاری و برقراری ارتباطات کاری.
- آشنایی با اصول مکاتبات رسمی، مستندسازی، مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات.
- توانایی تحلیل اولیه اطلاعات، تشخیص مغایرت‌ها و اولویت‌بندی موضوعات.
- مهارت بالا در حل مسئله، مدیریت زمان و پیگیری هم‌زمان چند موضوع.
- قدرت تعامل حرفه‌ای با مدیران ارشد، همراه با قاطعیت، هوش ارتباطی و حفظ احترام متقابل.
- مسئولیت‌پذیری، دقت بالا، رازداری، تاب‌آوری و توانایی انجام امور با حداقل نظارت.
فرد مناسب این جایگاه باید پیش‌فعال (Proactive)، ساختارمند، دقیق، پیگیر و دارای تفکر تحلیلی باشد، به‌گونه‌ای که صرفا منتظر دریافت دستور نباشد، بلکه بتواند نواقص را پیش‌بینی کند، اطلاعات موردنیاز را تکمیل نماید و موضوعات را به‌شکل منظم و قابل تصمیم‌گیری در اختیار مدیرعامل قرار دهد.
درباره شرکت
شرکت پایون توزیع کالا در سال 1369 توسط آقای نادر خلیلی مسگری بنیان نهاده شد. این شرکت یکی از نمایندگان و توزیع کنندگان اصلی برندها و محصولات معتبر جهانی در زمینه محصولات بهداشتی – آرایشی که شامل محصولات دهان و دندان با برند تریزا (Trisa) از کشور سوئیس و محصولات مراقبت فردی با برند والرا (Valera) از کشور سوئیس و محصولات عطر و اودکلن با برند پولو کلاب (Beverly Hills Polo Club) و دیگر محصولات اصلاح و مراقبت شخصی در ایران می باشد. شرکت پایون توزیع کالا از آن زمان تا کنون به طور مستمر رشد کرده است و امروزه با به کارگیری استعدادهای انسانی توانمند، دانش فنی روز، توسعه مداوم کسب و کار، ارتقا زیر ساختهای نرم افزاری و سخت افزاری و مطالعات و تحقیقات، شرکتی پیشتاز و نوآور در بازار رقابتی ایران محسوب می گردد که از این طریق توانسته خدمات ارزنده ای نیز به شرکای خارجی خود ارائه دهد. نگرش جهانی، نگاه خلاقانه و بازارمدار مدیریت این شرکت در کنار شبکه توزیع گسترده، مدیریت استراتژیک مارکتینگ، بازرگانی و لجستیک پر قدرت و مدیریت زنجیره منابع مالی، از مزیت های رقابتی پایون می باشد که زمینه موفقیت و رشد بسیاری از برند های بین المللی را در بازار ایران فراهم آورده است.
