مسئول دفتر (امور اجرایی و بازرگانی) - خانم

شرکت مهندسی فعال در زمینه ساخت تجهیزات و ماشین‌آلات صنعتی و معدنی، به‌منظور تکمیل نیروی انسانی خود در دفتر تهران، از یک خانم منظم، مسئولیت‌پذیر، پیگیر و دارای توانایی در انجام امور اجرایی دعوت به همکاری می‌نماید.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

1. انجام امور اداری و دفتری شرکت، تنظیم و پیگیری مکاتبات و نامه‌های اداری و سازمانی.
2. ثبت، طبقه‌بندی، نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک شرکت به‌صورت منظم و قابل‌دسترس.
3. انجام امور مربوط به ثبت سفارش و پیگیری فرایندهای مرتبط در سامانه جامع تجارت.
4. آماده‌سازی، تکمیل و پیگیری مدارک و مستندات موردنیاز مرتبط با فعالیت شرکت.
5. مراجعه به ادارات، سازمان‌ها، بانک‌ها، دفاتر پستی و سایر مراجع موردنیاز شرکت، در صورت لزوم.
6. پیگیری امور اداری و اجرایی محوله و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها تا حصول نتیجه.
7. برقراری تماس با مشتریان و پیگیری وضعیت مطالبات، سررسید پرداخت‌ها و مبالغ معوق، با رعایت اصول حرفه‌ای ارتباط با مشتری.
8. تهیه، تکمیل و مرتب‌سازی اسناد و مدارک موردنیاز برای شرکت در مناقصات، استعلام‌ها و فرایندهای مرتبط با پروژه‌ها.
9. همکاری در امور انبار، انجام انبارگردانی دوره‌ای، ثبت اطلاعات موجودی و تهیه گزارش‌های مربوطه در Microsoft Excel.
10. تهیه و به‌روزرسانی فایل‌های اطلاعاتی، جداول پیگیری و گزارش‌های موردنیاز مدیریت.
11. هماهنگی و پیگیری امور محوله با واحدهای داخلی شرکت و اشخاص و سازمان‌های خارج از شرکت.
12. مدیریت هم‌زمان امور مختلف، اولویت‌بندی وظایف و رعایت زمان‌بندی تعیین‌شده برای انجام کارها.

شرایط و مهارت‌های موردنیاز

• خانم، دارای نظم، دقت، مسئولیت‌پذیری و روحیه پیگیری بالا.
• حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در شرکت‌های صنعتی، بازرگانی، پیمانکاری یا پروژه‌محور.
• آشنا به زبان انگلیسی.
• آشنایی عملی با سامانه جامع تجارت و فرایند ثبت سفارش.
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Microsoft Word، Microsoft Excel و Microsoft Outlook.
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری، تنظیم نامه‌ها و بایگانی اسناد و مدارک.
• توانایی پیگیری امور بانکی و اداری و مراجعه به سازمان‌ها و مراجع مرتبط.
• برخورداری از روابط عمومی مناسب و توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه‌ای با مشتریان و سازمان‌ها.
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت چندوظیفه به‌صورت هم‌زمان.
• برخورداری از روحیه کار تیمی، پیگیری مستمر و توانایی انجام مستقل امور محوله.
• متعهد به حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات مالی و تجاری شرکت.

مزیت‌های استخدامی

• سابقه کار در شرکت‌های صنعتی، معدنی، بازرگانی یا پیمانکاری.
• تجربه عملی در ثبت سفارش و انجام امور مرتبط با سامانه جامع تجارت.
• آشنایی با فرایندهای مناقصات، استعلام‌های پروژه‌ای و تهیه اسناد مربوطه.
• آشنایی با امور بانکی شرکت‌ها، پیگیری مطالبات مشتریان و کنترل موجودی انبار.
• تحصیلات دانشگاهی در رشته‌های مدیریت، بازرگانی، حسابداری یا رشته‌های مرتبط.

مراجعات خارج از شرکت: حسب نیاز و در ارتباط با امور اداری، بانکی، سازمانی و اجرایی

ویژگی‌های فرد موردنظر

ما به دنبال همکاری هستیم که صرفاً مجری دستورات روزمره نباشد، بلکه بتواند امور محوله را به‌صورت منظم و مستقل پیگیری کند، زمان‌بندی کارها را مدیریت نماید و با دقت و مسئولیت‌پذیری، بخشی از وظایف اجرایی و اداری شرکت را بر عهده بگیرد.

افرادی که دارای تجربه کاری مرتبط، توانایی پیگیری مستقل امور و روحیه مسئولیت‌پذیری بالا هستند، می‌توانند رزومه خود را جهت بررسی و هماهنگی مصاحبه ارسال نمایند.