منشی اجرایی و پیگیری امور مدیرعامل - خانم

حوزه فعالیت: امور اداری، هماهنگی سازمانی، پیگیری فعالیت‌ها و پشتیبانی فروش
شرکت رایان نیک تجهیز فعال در حوزه فناوری اطلاعات، شبکه و امنیت، جهت تکمیل کادر اداری خود، از یک خانم منظم، باهوش، مسئولیت‌پذیر، خوش‌برخورد و دارای قدرت پیگیری بالا، برای همکاری تمام‌وقت در جایگاه «منشی اجرایی و پیگیری امور مدیرعامل» دعوت به همکاری می‌نماید.
هدف اصلی این موقعیت شغلی، همکاری مستقیم با مدیرعامل در ثبت، ارجاع، هماهنگی و پیگیری امور روزانه شرکت تا حصول نتیجه، انجام امور اجرایی مرتبط با فروش و همکاری در فعالیت‌های اداری دفتر مدیریت است.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها
1) ثبت، ارجاع و پیگیری امور اجرایی
* دریافت دستورات و درخواست‌های مدیرعامل به‌صورت شفاهی یا کتبی و تبدیل آن‌ها به فعالیت‌های مشخص و قابل پیگیری
* ثبت، دسته‌بندی و ارجاع امور در نرم‌افزار مدیریت وظایف (Task Management)
* پیگیری مستمر فعالیت‌های ارجاع‌شده به واحدهای فروش، مالی، فنی، اداری و سایر بخش‌های شرکت
* پیگیری امور تا حصول نتیجه نهایی و اطمینان از انجام صحیح و به‌موقع فعالیت‌ها
* یادآوری وظایف و تعهدات به افراد مسئول و دریافت گزارش پیشرفت کارها
* شناسایی فعالیت‌های معوق و تاخیرها و اطلاع‌رسانی به‌موقع به مدیرعامل
* ارائه گزارش‌های کوتاه، دقیق و منظم از وضعیت فعالیت‌های در حال انجام و تکمیل‌شده
* پیگیری تصمیمات و مصوبات جلسات تا مرحله اجرا و تعیین تکلیف نهایی
* هماهنگی میان مدیرعامل و واحدهای مختلف شرکت

2) تهیه پیش‌فاکتور و پشتیبانی اجرایی فروش
* تهیه و تنظیم پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) بر اساس اطلاعات، قیمت‌ها و شرایط اعلام‌شده و تاییدشده توسط مدیرعامل
* تهیه پیش‌فاکتورها و پیشنهادهای تجاری در نرم‌افزار Excel و قالب‌های مورد استفاده شرکت
* ثبت دقیق مشخصات کالا و خدمات، اطلاعات مشتریان، قیمت‌ها و شرایط پرداخت
* ارسال پیش‌فاکتورها و مکاتبات تجاری برای مشتریان از طریق ایمیل و سایر روش‌های ارتباطی شرکت
* پیگیری وضعیت پیش‌فاکتورهای ارسال‌شده و دریافت پاسخ مشتریان
* هماهنگی با واحد فروش و مالی برای تکمیل اطلاعات و اصلاح پیش‌فاکتورها
* ثبت و گزارش نتایج پیگیری‌های مرتبط با فروش به مدیرعامل
* انجام امور اداری و اجرایی مرتبط با درخواست‌های مشتریان و فعالیت‌های فروش

3) امور اداری و هماهنگی دفتر مدیریت
* هماهنگی جلسات، قرارهای کاری و برنامه‌های روزانه مدیرعامل
* انجام مکاتبات، تنظیم اسناد و پیگیری امور اداری محوله
* پاسخ‌گویی و برقراری ارتباط حرفه‌ای با کارکنان، مدیران و مشتریان در محدوده وظایف تعیین‌شده
* تنظیم، ثبت و بایگانی اسناد و مکاتبات اداری
* همکاری در امور جاری دفتر مدیریت و انجام وظایف متعارف مسئول دفتر در صورت نیاز
* هماهنگی امور محوله با مسئول دفتر و سایر کارکنان اداری شرکت
* حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد، مکاتبات و موضوعات مدیریتی و تجاری

شرایط احراز
* حداقل 2 سال سابقه کاری مرتبط در حوزه منشی‌گری، مسئول دفتر، دستیار اداری یا هماهنگی امور اجرایی
* تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Excel و Word
* توانایی تهیه پیش‌فاکتور، تنظیم جداول و انجام مکاتبات اداری و تجاری
* آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت وظایف یا آمادگی برای یادگیری سریع آن‌ها
* توانایی ثبت دقیق دستورات شفاهی و تبدیل آن‌ها به فعالیت‌های قابل پیگیری
* قدرت پیگیری بالا و توانایی مدیریت هم‌زمان چندین فعالیت
* مهارت در برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت زمان
* روابط عمومی مناسب، فن بیان خوب و توانایی ارتباط حرفه‌ای با کارکنان و مشتریان
* برخورداری از روحیه مسئولیت‌پذیر، پیگیر، منظم و نتیجه‌گرا
* توانایی انجام امور با حداقل نیاز به یادآوری و نظارت مستمر
* دقت بالا در ثبت اطلاعات، تهیه اسناد و گزارش‌دهی
* توانایی حفظ آرامش و تمرکز در محیط کاری پویا و پرمشغله
* رازداری، امانت‌داری و پایبندی به اصول حرفه‌ای و محرمانگی اطلاعات

ویژگی‌های شخصیتی مورد انتظار
فرد مناسب برای این جایگاه باید فعال، خوش‌برخورد، منظم، باانگیزه، مسئولیت‌پذیر و دارای روحیه پیگیری مستمر باشد.
انتظار می‌رود فرد منتخب صرفاً به انتقال پیام یا ارجاع فعالیت‌ها اکتفا نکند، بلکه امور محوله را تا دریافت نتیجه مشخص پیگیری کرده و گزارش دقیق و به‌موقع ارائه دهد.
توانایی یادگیری سریع، همکاری تیمی، انعطاف‌پذیری در انجام امور متنوع اداری و اجرایی و برخورد حرفه‌ای با کارکنان از ویژگی‌های مهم این موقعیت است.

ماهیت موقعیت شغلی
این جایگاه یک موقعیت اداری و اجرایی با همکاری مستقیم با مدیرعامل است و ماهیت مدیریتی یا سرپرستی ندارد.
تمرکز اصلی آن بر ثبت و پیگیری فعالیت‌ها، هماهنگی بین واحدها، تهیه و ارسال پیش‌فاکتورها و انجام امور اداری مرتبط با دفتر مدیریت است.
فرد منتخب باید آمادگی انجام وظایف متنوع اداری و دفتری را متناسب با نیازهای سازمان و در چارچوب مسئولیت‌های شغلی خود داشته باشد.

شرایط همکاری
نوع همکاری: تمام‌وقت، حضوری
حقوق و مزایا: توافقی، متناسب با تجربه، مهارت و توانمندی
از متقاضیان واجد شرایط دعوت می‌شود رزومه کاری خود را جهت بررسی و هماهنگی مصاحبه ارسال نمایند