مدیر اداری (داخلی)

هلدینگ تجارت دانه کیهان، در راستای توسعه فعالیت‌ها، ارتقای نظم سازمانی و بهبود هماهنگی میان واحدها و مجموعه‌های مرتبط، از افراد باتجربه، منظم و مسئولیت‌پذیر برای موقعیت شغلی مدیر داخلی و امور اداری دعوت به همکاری می‌کند. فرد منتخب در این جایگاه، مسئولیت سامان‌دهی و نظارت بر امور داخلی و اداری، هماهنگی بین واحدهای سازمانی، پیگیری تصمیمات مدیریتی و کمک به استقرار فرآیندهای منظم و اثربخش را بر عهده خواهد داشت. توانایی ایجاد هماهنگی میان دفاتر و واحدهای مختلف، پیگیری امور تا حصول نتیجه و بهبود مستمر روش‌های انجام کار، از شایستگی‌های کلیدی این موقعیت است.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
1- مدیریت و هماهنگی امور داخلی

• برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر فعالیت‌های روزمره امور داخلی در چارچوب اختیارات تعیین‌شده
• ایجاد هماهنگی موثر میان واحدهای سازمانی و دفاتر مختلف و پیگیری موضوعات مشترک
• پیگیری درخواست‌ها، اولویت‌ها و دستورات ابلاغی مدیریت تا حصول نتیجه
• شناسایی موانع اجرایی و پیگیری اقدامات لازم برای رفع آن‌ها
• هماهنگی با مسئولان دفاتر و واحدهای مختلف برای تسهیل جریان امور و تبادل اطلاعات
• کمک به ایجاد نظم، شفافیت و انسجام در فرآیندهای داخلی

2- راهبری و سامان‌دهی امور اداری

• نظارت بر گردش مکاتبات، نامه‌ها، اسناد و مستندات اداری
• اطمینان از ثبت، طبقه‌بندی، نگهداری و بایگانی منظم اسناد و پرونده‌های اداری
• پیگیری تهیه، تنظیم و ارسال نامه‌ها، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر مکاتبات موردنیاز
• تدوین، مستندسازی و به‌روزرسانی رویه‌ها و دستورالعمل‌های اداری در حوزه مسئولیت
• پیگیری تامین نیازهای عمومی و اداری، تجهیزات و ملزومات موردنیاز
• هماهنگی و پیگیری امور مرتبط با خدمات، تعمیرات، تجهیزات و تامین‌کنندگان خدمات اداری حسب مورد
• نظارت بر انجام به‌موقع امور اداری و پیگیری موارد معوق یا دارای نقص
• رعایت اصول محرمانگی، صحت اطلاعات و نگهداری مناسب اسناد سازمانی

3- هماهنگی بین دفاتر و مجموعه‌های مرتبط

• برقراری ارتباط حرفه‌ای با مسئولان دفاتر و نمایندگان واحدهای مرتبط برای هماهنگی امور مشترک
• پیگیری موضوعاتی که انجام آن‌ها مستلزم همکاری بیش از یک واحد یا دفتر است
• تسهیل تبادل اطلاعات و مستندات بین بخش‌های مرتبط، در چارچوب اختیارات و ضوابط مصوب
• پیگیری درخواست‌ها و تعهدات بین‌واحدی و انعکاس موارد تاخیر یا عدم همکاری به مقام مسئول
• کمک به یکپارچگی رویه‌های اداری و بهبود هماهنگی در امور مشترک مجموعه، در صورت ابلاغ مدیریت

4- پیگیری مصوبات و اجرای تصمیمات مدیریتی

• پیگیری مصوبات جلسات و تصمیمات مدیریتی، تعیین مسئول اجرا و مهلت انجام اقدامات و کنترل پیشرفت آن‌ها
• ثبت و به‌روزرسانی فهرست اقدامات، موضوعات باز و امور در انتظار تصمیم یا اجرا
• دریافت گزارش پیشرفت از مسئولان مربوطه و انعکاس تاخیرها، موانع و موارد نیازمند تصمیم‌گیری
• تهیه صورت‌جلسات و گزارش‌های پیگیری و اطمینان از ثبت دقیق تصمیمات و مسئولیت‌ها
• کمک به تبدیل تصمیمات مدیریتی به اقدامات اجرایی مشخص، زمان‌بندی‌شده و قابل پیگیری

5- بهبود فرآیندها و ارتقای نظم سازمانی

• بررسی فرآیندهای اداری و اجرایی و شناسایی نقاط ضعف، دوباره‌کاری‌ها و گلوگاه‌ها
• ارائه راهکارهای عملی برای ساده‌سازی فرآیندها و افزایش سرعت و دقت انجام امور
• مستندسازی فرآیندها، گردش کارها و مسئولیت‌های مرتبط در حوزه امور داخلی و اداری
• پیگیری اجرای اصلاحات مورد تایید مدیریت و بررسی اثربخشی آن‌ها
• کمک به شفاف‌سازی مسئولیت‌ها و بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمانی

6- گزارش‌دهی و پشتیبانی اجرایی مدیریت

• تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت امور داخلی و اداری، اقدامات انجام‌شده و موارد معوق
• ارائه اطلاعات دقیق و به‌موقع درباره مشکلات اجرایی و موضوعات نیازمند تصمیم‌گیری
• هماهنگی با مدیران و مسئولان واحدها برای دریافت اطلاعات و پیگیری تعهدات اجرایی
• حفظ محرمانگی اطلاعات مدیریتی، مکاتبات و اسناد سازمانی

شرایط احراز

• حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت صنعتی، مدیریت اجرایی، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط
• سابقه کار مرتبط در حوزه مدیریت داخلی، سرپرستی امور اداری، هماهنگی اجرایی یا مدیریت عملیات سازمانی
• تجربه عملی در سامان‌دهی امور اداری، مکاتبات، بایگانی اسناد و پیگیری فرآیندهای سازمانی
• توانایی هماهنگی موثر میان چند واحد، دفتر یا مجموعه مرتبط
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چند موضوع تا حصول نتیجه
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Word و Excel و توانایی تهیه گزارش‌های اداری و مدیریتی
• توانایی تنظیم مکاتبات رسمی، صورت‌جلسات و گزارش‌های پیگیری
• برخورداری از مهارت ارتباطی مناسب، دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری و رازداری

شایستگی‌های مورد انتظار

• نگاه سیستمی و توانایی ایجاد نظم در امور داخلی و اداری
• پیگیری مستمر و نتیجه‌محور، همراه با توجه به زمان‌بندی و تعهدات
• توانایی هماهنگی بین واحدها و مدیریت موضوعات دارای وابستگی متقابل
• قدرت تشخیص مسائل اجرایی و ارائه راهکارهای کاربردی
• ارتباط حرفه‌ای با مدیران و کارکنان در سطوح مختلف سازمان
• رویکرد بهبود مستمر و علاقه‌مندی به استانداردسازی فرآیندها

چرا همکاری با هلدینگ تجارت دانه کیهان؟
فعالیت در یک مجموعه هلدینگی، فرصت آشنایی با فرآیندهای متنوع سازمانی و مشارکت در بهبود هماهنگی میان واحدها و مجموعه‌های مرتبط را فراهم می‌کند. در این جایگاه، فرد منتخب می‌تواند با سامان‌دهی امور اداری، پیگیری موثر تصمیمات و بهبود روش‌های انجام کار، نقشی ملموس در افزایش نظم و کارآمدی سازمان ایفا کند.
اگر تجربه مدیریت یا سرپرستی امور داخلی و اداری دارید، در هماهنگی میان واحدها توانمند هستید و می‌توانید با نظم، دقت و پیگیری مستمر، امور را از مرحله تصمیم‌گیری تا اجرا پیش ببرید، هلدینگ تجارت دانه کیهان مشتاق آشنایی و همکاری با شماست.