CEO Office • International Affairs • Protocol • Travel

دعوت به همکاری در هلدینگ تکتا

مدیر دفتر و معاون اجرایی مدیرعامل
رئیس میز وضعیت و دستیار بین‌الملل مدیرعامل

مسلط به انگلیسی، روسی و ترکی استانبولی
تهران | تمام‌وقت و حضوری | همراهی در سفرهای خارجی | حقوق بالا و پاداش عملکرد

هلدینگ تکتا برای همکاری مستقیم با آقای امیرحسن غفاری، رئیس هیئت‌مدیره و مدیرعامل، فردی باتجربه، چندزبانه، منظم، خلاق و قابل اعتماد جذب می‌کند. بانوان متخصص و واجد شرایط به ارسال رزومه تشویق می‌شوند.

این جایگاه، مسئول مدیریت دفتر، اداره میز وضعیت، هماهنگی امور بین‌المللی و پیگیری اجرای تصمیم‌های مدیرعامل است.

این مسئولیت باید اولویت اصلی حرفه‌ای فرد منتخب باشد. تمرکز کامل، پاسخگویی سریع، آمادگی مأموریت و پیگیری تا تحویل نتیجه، شرط همکاری است. مرجع تعیین اولویت‌ها و دریافت گزارش، شخص مدیرعامل خواهد بود.

مأموریت اصلی

مدیرعامل باید بتواند از هر کشور به وضعیت روشن شرکت، اطلاعات معتبر، ارتباط پایدار و مسئول پاسخگو دسترسی داشته باشد. هر دستور باید ثبت شود، مسئول و موعد داشته باشد و تا تعیین تکلیف پیگیری شود. مشکلات پیش از تبدیل‌شدن به بحران، همراه با پیشنهاد اقدام گزارش شوند.

مسئولیت‌های اجرایی

- مدیریت دفتر، تقویم، تماس‌ها، جلسات، مراجعات و برنامه‌های مدیرعامل.
- اداره میز وضعیت و تهیه گزارش روزانه از امور مالی، بازرگانی، فروش، مشتریان، حقوقی و منابع انسانی.
- ثبت مصوبات، مطالبه گزارش از مسئولان، کنترل موعدها و پیگیری اقدامات تا تحویل نتیجه.
- آماده‌سازی اطلاعات و اسناد پیش از جلسات؛ تنظیم صورت‌جلسه و پیگیری تعهدات پس از جلسه.
- برنامه‌ریزی و همراهی در سفرهای داخلی و خارجی؛ هماهنگی پرواز، هتل، جلسات، تشریفات و ارتباط با طرف‌های خارجی.
- مکاتبات و ارتباطات تجاری به سه زبان انگلیسی، روسی و ترکی استانبولی.
- پیگیری تأمین، پرداخت، حمل، تحویل، فروش و وصول از مسئولان مربوطه.
- رسیدگی به درخواست‌ها و شکایت‌های مشتریان تا حل موضوع و ثبت نتیجه.
- هماهنگی با وکلا، تکمیل مدارک پرونده‌ها و کنترل مهلت‌های قضایی.
- هماهنگی امور سایت، محتوا، برند و اقلام معرفی شرکت با متخصصان مربوطه.
- حفاظت از اطلاعات، اسناد، تجهیزات و دسترسی‌های سازمانی.

مهارت‌ها و تجربه ضروری

- تسلط واقعی به هر سه زبان انگلیسی، روسی و ترکی استانبولی در مکالمه، مکاتبه و ارتباط تجاری.
- سابقه قابل بررسی در تجارت بین‌الملل، مدیریت دفتر ارشد یا هماهنگی عملیات خارجی.
- تجربه سفرهای خارجی متعدد و شناخت عملی محیط‌های تجاری و تفاوت‌های فرهنگی.
- تسلط بر تشریفات، آداب معاشرت، پذیرایی رسمی و حضور در جلسات مدیریتی.
- آشنایی با مارکتینگ، برندینگ، شبکه‌های اجتماعی و ارتباط با مشتری.
- آشنایی با طراحی و ابزارهای ارائه؛ خلاقیت، ذوق بصری و توان ارزیابی کیفیت طرح و محتوا.
- شناخت برندها و استانداردهای کیفیت در خدمات، سفر و محیط‌های حرفه‌ای.

فن بیان و مذاکره قوی

بیان دقیق، روشن و متقاعدکننده؛ توان اداره گفت‌وگو و جلسه؛ دفاع مستدل از منافع مجموعه؛ مدیریت اختلاف و پیشبرد مذاکره تا توافق روشن، در حدود اختیار مصوب.

فرد منتخب باید بتواند در برابر مدیران، مشتریان، تأمین‌کنندگان و طرف‌های خارجی، با اعتمادبه‌نفس و تسلط ارتباط برقرار کند و تصمیم‌ها و تعهدات را دقیق مستند سازد.

فناوری و ارتباطات بین‌المللی

- توان کار با VoIP، تلفن اینترنتی، داخلی سازمانی، انتقال تماس و ابزارهای جلسه آنلاین.
- توان مدیریت ارتباط مدیرعامل با شرکت از کشورهای مختلف؛ آزمایش مسیرهای جایگزین و پیگیری رفع اختلال با پشتیبانی فنی.
- تسلط کاربردی به ClickUp، CRM، Excel، تقویم، مدیریت اسناد و داشبوردهای گزارش‌دهی.
- توان استفاده از هوش مصنوعی برای تحقیق، ترجمه، تهیه گزارش، تنظیم مکاتبات و ساماندهی اطلاعات، همراه با کنترل صحت و رعایت محرمانگی.
- توان ایجاد فرایندهای مکتوب، کنترل وضعیت کارها و انتقال منظم اطلاعات و مسئولیت‌ها.

استقلال حرفه‌ای و مقاومت در برابر نفوذ

- امانت‌داری، حفظ محرمانگی و پایبندی به مسئولیت‌ها در برابر فشار، تطمیع، پیشنهاد منفعت، روابط شخصی و واسطه‌گری.
- تحت‌تأثیر افراد قرار نگرفتن: قضاوت بر اساس واقعیت و اسناد و خودداری از تغییر گزارش، اولویت یا مسیر کار بر اثر شایعه، جوسازی و فشار دیگران.
- اعلام تعارض منافع و خودداری از پذیرش امتیاز برای افشای اطلاعات یا تغییر تصمیم.
- صداقت در گزارش، پذیرش مسئولیت خطا و اقدام سریع برای اصلاح آن.
- آرامش، دقت و صلابت در موقعیت‌های حساس و پرفشار.

آراستگی و حضور حرفه‌ای

ظاهر آراسته و خوش‌پوش، برخورد گرم و محترمانه، اعتمادبه‌نفس و حضور خوشایند و باوقار ضروری است. فرد منتخب باید نماینده شایسته مدیرعامل و مجموعه در جلسات تجاری، سفرها، رویدادهای رسمی و مقابل دوربین باشد.

سلیقه در انتخاب پوشش متناسب با موقعیت و فرهنگ میزبان و توجه مستمر به آراستگی، از معیارهای ارزیابی است.

تعهد و پاسخگویی

- تمرکز کامل بر این سمت و نداشتن همکاری موازیِ ناسازگار با مسئولیت‌های آن.
- آمادگی پاسخگویی و پیگیری فوریت‌ها خارج از ساعات معمول؛ بازه‌های آماده‌باش، مأموریت و شرایط جبران خدمت پیش از شروع همکاری مکتوب می‌شود.
- پاسخ اولیه به درخواست فوری مدیرعامل، حداکثر ظرف 15 دقیقه در بازه‌های کاری و آماده‌باش.
- اجرای دقیق تصمیم‌ها و کسب تأیید پیش از تغییر مسیر یا ایجاد تعهد.
- پذیرش تعهد کتبی محرمانگی، حفاظت از اطلاعات و حسن انجام وظایف، با موضوع، حدود و مدت مشخص.

اختیار و شرایط مالی

اختیار مطالبه گزارش و پیگیری مصوبات در حکم این سمت تعیین می‌شود. هماهنگی عملیات با قائم‌مقام انجام خواهد شد؛ ایجاد تعهد مالی، قراردادی یا حقوقی تابع مجوز مدیرعامل است.

حقوق ثابت بالا، متناسب با توانایی اثبات‌شده و سطح مسئولیت، همراه با پاداش عملکرد و پوشش هزینه‌های مأموریت.

فرایند انتخاب

آزمون عملی سه زبان، ارزیابی فناوری و ارتباطات، تمرین مدیریت چند موضوع هم‌زمان و بررسی سوابق حرفه‌ای. عملکرد آغاز همکاری در روزهای 7، 15 و 30 بررسی می‌شود.

معیار ادامه همکاری: دقت، سرعت پاسخگویی، صحت گزارش، تحویل به‌موقع، کیفیت پیگیری و کاهش نیاز مدیرعامل به ورود مستقیم به امور روزمره.

متقاضیان رزومه، سطح تسلط به سه زبان، سوابق تجارت و سفر خارجی، حقوق درخواستی و زمان آمادگی شروع را ارسال کنند.