مسئول دفتر مدیریت - خانم

• پاسخ‌گویی تلفنی و حضوری به متقاضیان داخلی و خارجی و ثبت مراجعات ارباب‌رجوع
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، قرار ملاقات‌ها و آماده‌سازی اتاق جلسات و تجهیزات
• مدیریت ایمیل‌ها، نامه‌ها و دورنگارها، تنظیم پیش‌نویس مکاتبات و پیگیری تا حصول نتیجه
• تدوین گزارش‌ها، جمع‌آوری اطلاعات و پیگیری کارهای محوله با اختیار مطالبه پاسخ از واحدهای مرتبط
• هماهنگی سفرها و مأموریت‌ها، ارسال مرسولات، درخواست خرید و همکاری در جذب، استخدام و آموزش

دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های تخصصی (ویژه مسئول دفتر مدیریت):

• تسلط بر آیین‌نامه مکاتبات اداری، دبیرخانه، بایگانی و تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره
• توانایی مدیریت تقویم، زمان‌بندی جلسات، هماهنگی اتاق جلسات و پیگیری قرار ملاقات‌ها تا حصول نتیجه
• مهارت پاسخ‌گویی حرفه‌ای تلفنی و حضوری و آشنایی با آداب معاشرت سازمانی با ارباب‌رجوع داخلی و خارجی
• توانایی اولویت‌بندی، چندوظیفگی، پیگیری مؤثر و گزارش‌دهی منظم به مدیر مافوق
• تسلط بر نرم‌افزارهای آفیس (Word، Excel، Outlook) و ترجیحاً سامانه اتوماسیون اداری
• آشنایی با فرآیند هماهنگی سفر، مأموریت، مرسولات و خریدهای اداری
• رازداری حرفه‌ای و توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه دفتر مدیریت
• دقت و توجه به جزئیات در مکاتبات، هماهنگی‌ها و ثبت مراجعات

• دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و نظم کاری
• انعطاف‌پذیری، قدرت تحلیل و توانایی حل مساله
• علاقه به یادگیری مداوم
• مهارت‌های ارتباطی قوی
• صداقت و اخلاق حرفه‌ای