مسئول دفتر مدیر عامل

شرح شغل و وظایف:
یک شرکت فعال بازرگانی در حوزه واردات فناوری اطلاعات جهت تصدی شغل مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل از افراد واجد شرایط ذیل دعوت به همکاری می‌نماید.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
- برنامه‌ریزی، تنظیم و مدیریت دقیق تقویم روزانه، هفتگی و ماهانه مدیرعامل (شامل جلسات داخلی و خارجی، قرارهای ملاقات و سفرهای کاری).
- مدیریت تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و مراجعین حضوری دفتر مدیریت و راهنمایی و پاسخگویی موثر به آن‌ها.
- ابلاغ مصوبات و دستورات مدیرعامل به پرسنل و مدیران بخش‌های مختلف و پیگیری گزارش‌ها و تسک‌های محوله تا رسیدن به نتیجه نهایی.
- تهیه پیش‌نویس، تایپ، ثبت و بایگانی نامه‌های صادره و وارده، صورت‌جلسات، قراردادها و مستندات محرمانه به صورت فیزیکی و دیجیتال (اتوماسیون اداری).
- هماهنگی‌های سفر و ماموریت: هماهنگی و رزرواسیون بلیت، هتل و خدمات ترنسفر برای سفرهای کاری مدیرعامل یا مهمانان ویژه شرکت.
- پذیرایی و تشریفات: هماهنگی و نظارت بر آماده‌سازی اتاق جلسات، پذیرایی تشریفاتی از مراجعان خاص و حفظ آراستگی دفتر مدیریت.
- سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای سازمان

شرایط احراز و مهارت‌های مورد نیاز:
سوابق کاری: حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط به عنوان مسئول دفتر مدیرعامل یا دستیار اجرایی ارشد در شرکت‌های معتبر.
تحصیلات: حداقل مدرک کارشناسی (فارغ‌التحصیلان رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، زبان انگلیسی، روان‌شناسی و سایر رشته‌های مرتبط در اولویت هستند).
تسلط کامل بر مهارت‌های هفت‌گانه کامپیوتر (ICDL) به‌ویژه نرم‌افزارهای Outlook، Word، Excel و PowerPoint.
تسلط کامل بر آیین نگارش اداری، مکاتبات رسمی و بایگانی اسناد.
آشنایی نسبی با زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود.
آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

ویژگی‌های شخصیتی:
- رازداری، تعهد کاری بالا و امانت‌داری کامل در حفظ اطلاعات محرمانه سازمان.
- روابط عمومی فوق‌العاده، فن بیان قوی و ظاهر آراسته و متناسب با محیط رسمی.
- توانایی اولویت‌بندی وظایف متعدد (Multi-tasking) و مدیریت استرس در شرایط پرفشار کاری.
- دقت بالا، جزئی‌نگری و مهارت حل مسئله به صورت خودگردان و پویا.