مسئول دفتر مدیر عامل

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

ساماندهی امور اداری و دفتری

دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی

تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها

تهیه پیش‌نویس و پیگیری مستندات مورد نیاز

جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز

پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوطه

پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه

ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذی‌ربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه

نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها

ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات

گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام‌شده درخصوص موارد ارجاعی

تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات و مدارک دفتر و نگهداری روزانه آن‌ها

شایستگی‌های مورد نیاز:

مهارت‌های بین‌فردی و مذاکره قوی برای ارتباطات سطح بالا

توانایی انجام امور با سرعت بالا در محیطی حرفه‌ای

مسلط به نرم‌افزارهای Office مانند Word و Excel و نامه‌نگاری‌های اداری

پیگیر، منظم، فعال و پرانرژی

دارای مهارت برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی

متعهد، منظم و با اخلاق سازمانی و حرفه‌ای

مسلط به زبان انگلیسی