مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل

شرکت تجارت آفتاب مهر البرز با بیش از 30 سال سابقه فعالیت در حوزه واردات مواد غذایی و با برخورداری از محیطی آرام، صمیمی و حرفه‌ای، در راستای توسعه تیم خود از فردی مسئولیت‌پذیر، منظم، امین، پیگیر و توانمند در مدیریت همزمان امور برای همکاری در جایگاه مسئول دفتر و امور اجرایی دعوت به همکاری می‌نماید.

ما به دنبال فردی هستیم که علاوه بر تسلط بر امور اداری و دفتری، از روحیه پیگیری، روابط عمومی مناسب و توانایی انجام چند کار به‌صورت همزمان برخوردار باشد و بتواند در یک محیط کاری سالم و همراه با تعامل مناسب با همکاران، نقش موثری در پیشبرد امور دفتر و مدیریت ایفا کند.

فرصت یادگیری، کسب تجربه در فضای یک مجموعه بازرگانی و امکان رشد و توسعه شغلی از جمله ویژگی‌های این موقعیت همکاری است.

شرح وظایف:

• مدیریت و انجام امور جاری دفتر و هماهنگی امور اداری
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و مراجعه‌کنندگان
• تنظیم و هماهنگی جلسات و برنامه‌های مدیرعامل
• تهیه، ثبت، ارسال و بایگانی مکاتبات و نامه‌های اداری
• مدیریت و پیگیری ایمیل‌های سازمانی و مکاتبات مربوطه
• انجام امور پرینت، اسکن، کپی و بایگانی اسناد و مدارک
• پیگیری امور اداری و بانکی موردنیاز شرکت
• انجام و پیگیری امور تنخواه و خریدهای موردنیاز دفتر
• هماهنگی و نظارت بر امور خدمات، پذیرایی و نظم عمومی دفتر
• دریافت، تکمیل و پیگیری مدارک و مستندات موردنیاز از کارکنان
• هماهنگی امور اجرایی و برنامه‌های روزانه مدیرعامل
• انجام و پیگیری امور اجرایی و خریدهای شخصی محوله از سوی مدیرعامل
• انجام هماهنگی‌های موردنیاز برای برنامه‌ها، رفت‌وآمدها و امور روزمره مدیرعامل و خانواده ایشان
• پیگیری امور مختلف محوله از سوی مدیریت و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها
• همکاری و هماهنگی با واحدهای مختلف شرکت در امور اجرایی

شرایط و مهارت‌های موردنظر:

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار اجرایی، امور اداری یا موقعیت‌های مشابه
• آشنایی با محیط و امور جاری شرکت‌های بازرگانی
• توانایی مدیریت همزمان چند وظیفه و اولویت‌بندی امور
• پیگیری بالا و توانایی به نتیجه رساندن امور محوله
• نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری بالا
• امانت‌داری و حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت و مدیران
• روابط عمومی مناسب و برخورد حرفه‌ای
• صبوری و توانایی برقراری ارتباط مناسب با کارکنان، مدیران و مراجعان
• تسلط مناسب به Microsoft Word، Microsoft Excel و Microsoft Outlook/Email و امور اداری
• توانایی نگارش و تنظیم مکاتبات اداری
• توانایی انجام امور به‌صورت مستقل و بدون نیاز به پیگیری مداوم
• ظاهر و پوشش مناسب محیط اداری

مزیت محسوب می‌شود:

• سابقه کار در شرکت‌های بازرگانی و تجاری
• تجربه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا مدیر ارشد
• آشنایی با امور بانکی و اداری
• تجربه پیگیری امور اجرایی خارج از دفتر
• آشنایی با مکاتبات و فرایندهای اداری مرتبط با شرکت‌های بازرگانی
• آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و سیستم‌های سازمانی

ویژگی‌های فردی موردنظر:

ما به دنبال فردی هستیم که علاوه بر انجام امور اداری، پیگیر، آینده‌نگر و مسئولیت‌پذیر باشد و بتواند نیازهای روزمره دفتر و مدیریت را تا حد امکان پیش‌بینی و مدیریت کند.

توانایی حفظ آرامش در شرایط کاری پرمشغله، مدیریت چند موضوع به‌صورت همزمان، پیگیری امور تا رسیدن به نتیجه و برخورد محترمانه با همکاران از ویژگی‌های مهم این جایگاه است.