مسئول دفتر مدیرعامل (امور مجامع و سهام)

شرکت توسعه سرمایه‌گذاری میلاد پارس، در راستای تکمیل نیروی انسانی خود، از افراد واجد شرایط، منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر که دارای تجربه عملی در امور اداری و اجرایی شرکت‌های بورسی هستند، دعوت به همکاری می‌نماید.

شرح شغل و مسئولیت‌ها

1) امور دفتر مدیرعامل و دبیرخانه

• مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم کاری مدیرعامل، هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های کاری
• انجام مکاتبات رسمی و اداری، تهیه و تنظیم نامه‌ها، صورت‌جلسات و گزارش‌های موردنیاز
• ثبت، دریافت، ارسال، پیگیری و بایگانی مکاتبات و اسناد و مدارک شرکت
• پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه و ارائه گزارش از وضعیت اقدامات
• هماهنگی و ارتباط مستمر با واحدهای داخلی، مدیران، سهامداران، مراجعان و سازمان‌های بیرونی
• مدیریت تماس‌ها، تنظیم جلسات و پیگیری مصوبات و تعهدات اجرایی
• حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و مکاتبات مدیریت

2) امور شرکت‌های بورسی و بازار سرمایه

• آشنایی عملی با فرآیندها و الزامات اداری و اجرایی شرکت‌های پذیرفته‌شده در بورس و فرابورس
• آشنایی با سامانه جامع اطلاع‌رسانی ناشران (کدال) و پیگیری فرآیند تهیه، تکمیل و انتشار اطلاعیه‌ها و گزارش‌های شرکت با همکاری واحدهای مربوطه
• پیگیری مکاتبات و درخواست‌های مرتبط با سازمان بورس و اوراق بهادار، شرکت بورس و سایر نهادهای ذی‌ربط
• همکاری در برنامه‌ریزی، هماهنگی و برگزاری مجامع عمومی عادی سالیانه، عادی به‌طور فوق‌العاده و فوق‌العاده
• تهیه و تنظیم دعوت‌نامه‌ها، مستندات، دستور جلسات، صورت‌جلسات و پیگیری اقدامات پس از برگزاری مجامع
• آشنایی با امور سهام، مکاتبات با سهامداران و پیگیری فرآیندهای مرتبط با حقوق و اطلاعات سهامداری
• پیگیری امور مربوط به ثبت صورت‌جلسات مجامع و تغییرات شرکت و هماهنگی با مراجع ذی‌ربط
• آشنایی با الزامات حاکمیت شرکتی و فرآیندهای اداری مرتبط با ارکان شرکت، به‌ویژه هیئت‌مدیره و مجامع عمومی

3) امور اداری و پشتیبانی

• انجام امور دبیرخانه، ثبت و بایگانی اسناد و مستندات اداری
• هماهنگی امور اجرایی و اداری با واحدهای مختلف شرکت و پیگیری درخواست‌های مدیران
• تهیه گزارش‌های دوره‌ای، مستندسازی اقدامات و نگهداری منظم سوابق و پرونده‌ها
• انجام سایر امور اداری و اجرایی مرتبط با مسئولیت دفتر مدیرعامل

شرایط احراز و شایستگی‌ها

• سابقه کار مرتبط در شرکت‌های بورسی یا فرابورسی (الزامی)، ترجیحاً شرکت‌های هلدینگی و نهادهای مالی
• آشنایی عملی با سامانه کدال، نرم‌افزار اتوماسیون اداری چارگون، امور سهام و فرآیند برگزاری مجامع
• تسلط به مکاتبات رسمی، نگارش اداری و تنظیم صورت‌جلسات
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office، به‌ویژه Word و Excel
• برخورداری از نظم، دقت، پیگیری مستمر، مسئولیت‌پذیری و امانت‌داری
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه، اولویت‌بندی امور و رعایت زمان‌بندی
• برخورداری از فن بیان مناسب، روابط عمومی قوی و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران و مراجع بیرونی
• حفظ محرمانگی اطلاعات و برخورداری از روحیه همکاری و کار تیمی