کارشناس بازرگانی - خانم

واحد سازمانی: بازرگانی و تامین خودرو

گزارش‌دهی به: مدیر بازرگانی / مدیر اجرایی

حوزه فعالیت: خرید خارجی، ثبت سفارش، هماهنگی تامین، حمل بین‌المللی و پیگیری ورود خودرو به کشور

1) هدف از جایگاه شغلی

انجام و پیگیری تمامی امور بازرگانی مربوط به تامین و واردات خودرو، از زمان دریافت درخواست خرید تا ورود خودرو به گمرک یا انبار مقصد و تحویل کامل اسناد به واحد ترخیص، با هدف تامین به‌موقع خودرو، کنترل هزینه‌ها و رعایت مقررات تجاری.

2) تامین خودرو و ارتباط با فروشندگان خارجی

• شناسایی تامین‌کنندگان معتبر خودرو در کشورهای مبدا
• برقراری ارتباط و مکاتبه با شرکت‌ها و فروشندگان خارجی
• دریافت پیشنهاد قیمت و پیش‌فاکتور خارجی (Proforma Invoice)
• بررسی مشخصات خودرو شامل مدل، تیپ، سال ساخت، رنگ، آپشن و شرایط تحویل
• استعلام موجودی خودرو و زمان آماده‌سازی سفارش
• مقایسه قیمت و شرایط تامین‌کنندگان مختلف
• مذاکره درباره قیمت خرید، شرایط پرداخت و زمان تحویل در حدود اختیارات
• ارائه پیشنهاد خرید به مدیریت برای تایید نهایی

3) ثبت سفارش و امور سامانه‌ای

• پیگیری امور مربوط به ثبت سفارش خودرو در سامانه جامع تجارت
• کنترل اطلاعات پروفرما و مشخصات خودرو پیش از ثبت
• بررسی الزامات مجوزهای واردات متناسب با نوع خودرو و رویه وارداتی
• پیگیری دریافت و تمدید مجوزهای لازم
• کنترل اعتبار ثبت سفارش‌ها و مهلت‌های قانونی
• ثبت و بایگانی اطلاعات مربوط به سفارش‌های خارجی
• پیگیری رفع مغایرت‌ها و نواقص پرونده‌های ثبت سفارش
• ارائه گزارش وضعیت ثبت سفارش‌ها به مدیریت

4) مدیریت قراردادها و سفارش‌های خرید خارجی

• دریافت تاییدیه خرید از مدیریت
• هماهنگی جهت تنظیم قرارداد خرید خارجی
• کنترل اطلاعات فروشنده، خریدار، مبلغ و شرایط معامله
• بررسی شرایط تحویل براساس اینکوترمز توافق‌شده
• ثبت تاریخ سفارش و تعهد تحویل فروشنده
• کنترل مشخصات خودروهای خریداری‌شده با سفارش تاییدشده
• پیگیری اجرای تعهدات فروشنده
• ثبت تغییرات سفارش صرفاً پس از اخذ مجوز مدیریت

5) هماهنگی پرداخت‌های ارزی

• اعلام مبلغ و سررسید پرداخت‌های خارجی به واحد مالی
• ارائه اسناد موردنیاز جهت انجام حواله ارزی
• هماهنگی با واحد مالی و مسئول حواله برای پیگیری پرداخت‌ها
• دریافت و بایگانی تاییدیه‌های پرداخت
• ارسال مستندات پرداخت به فروشنده خارجی در صورت نیاز
• پیگیری تایید وصول وجه توسط فروشنده
• کنترل تطابق مبالغ پرداخت‌شده با قرارداد خرید
• گزارش تعهدات ارزی سررسیدشده و آتی به مدیریت

تبصره: تایید و اجرای پرداخت‌های ارزی بر عهده واحد مالی و اشخاص مجاز است. کارشناس بازرگانی مسئول هماهنگی و پیگیری اجرای تعهدات خرید خواهد بود.

6) کنترل مشخصات و اسناد خودرو

• دریافت فهرست خودروهای خریداری‌شده از فروشنده
• کنترل شماره شاسی (VIN) هر خودرو
• بررسی مدل، تیپ، سال ساخت، رنگ و سایر مشخصات سفارش
• تطبیق اطلاعات خودرو با قرارداد خرید و اسناد فروشنده
• دریافت و کنترل فاکتور تجاری (Commercial Invoice)
• دریافت و کنترل فهرست بسته‌بندی (Packing List) در صورت کاربرد
• دریافت اسناد حمل شامل بارنامه دریایی، زمینی یا سایر اسناد مربوط
• پیگیری اصلاح اسناد دارای مغایرت
• تشکیل پرونده بازرگانی مجزا برای هر محموله و ثبت اطلاعات به تفکیک شماره شاسی

7) هماهنگی حمل بین‌المللی

• دریافت برنامه آماده‌سازی و تحویل خودرو از فروشنده
• هماهنگی با شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی
• دریافت و بررسی پیشنهادهای هزینه حمل
• هماهنگی بیمه حمل مطابق شرایط قرارداد
• پیگیری بارگیری و ارسال خودروها
• دریافت اطلاعات وسیله حمل، بارنامه و زمان تقریبی ورود
• پیگیری وضعیت محموله تا رسیدن به مقصد
• اطلاع‌رسانی درباره تغییرات زمان حمل و تاخیرهای احتمالی
• کنترل هزینه‌های حمل و ارائه مستندات به واحد مالی

8) هماهنگی با واحد ترخیص

• اعلام اطلاعات محموله‌های در حال ورود به واحد ترخیص
• ارسال اسناد تجاری و حمل به مسئول ترخیص
• کنترل کامل بودن مدارک موردنیاز برای تشکیل پرونده گمرکی
• پیگیری رفع مغایرت‌های اسنادی با فروشنده خارجی
• هماهنگی برای دریافت اسناد تکمیلی موردنیاز گمرک
• دریافت گزارش وضعیت محموله از واحد ترخیص
• پیگیری تحویل اسناد نهایی و تکمیل پرونده بازرگانی

تبصره: انجام اظهار گمرکی، پرداخت حقوق ورودی و عملیات تخصصی ترخیص بر عهده واحد ترخیص یا پیمانکار مربوط است.

9) هماهنگی با واحد فروش و پشتیبانی فروش

• دریافت درخواست تامین خودرو از مدیریت یا واحد فروش
• اعلام موجودی قابل تامین و زمان تقریبی ورود خودرو
• ارائه اطلاعات تاییدشده درباره مشخصات خودرو
• اعلام شماره شاسی خودروهای خریداری‌شده پس از تخصیص
• ارائه گزارش وضعیت سفارش‌های خارجی به پشتیبانی فروش
• اطلاع‌رسانی درباره تاخیرهای تامین یا حمل
• هماهنگی برای جلوگیری از مغایرت بین خودروی فروخته‌شده و خودروی خریداری‌شده

10) مدیریت اطلاعات و بایگانی بازرگانی

• تشکیل پرونده الکترونیکی برای هر سفارش خارجی
• ثبت اطلاعات فروشندگان و سوابق خرید
• نگهداری قراردادها، پروفرماها و اسناد پرداخت
• ثبت شماره شاسی خودروها و ارتباط آن‌ها با محموله‌ها
• ثبت وضعیت حمل و ورود هر محموله
• کنترل کامل بودن اسناد پیش از تحویل پرونده به ترخیص
• نگهداری سوابق مکاتبات خارجی و تغییرات سفارش

11) گزارش‌دهی به مدیریت

• ارائه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت ثبت سفارش‌ها، خرید، حمل و ورود محموله‌ها