مسئول دفتر

شرکت مشاورین پوشش‌های صنعتی کسری برای تکمیل تیم خود از یک نیروی مسئول دفتر مدیریت با دقت، نظم و توانایی پیگیری بالا دعوت به همکاری می‌کند.

شرح موقعیت شغلی:
مسئول دفتر مدیریت وظیفه هماهنگی و پشتیبانی اداری دفتر مدیریت، برنامه‌ریزی جلسات و ملاقات‌ها، پیگیری مکاتبات، مصوبات و درخواست‌های ارجاع‌شده و همچنین مدیریت و بایگانی اسناد و اطلاعات دفتر را بر عهده خواهد داشت.

مسئولیت‌های اصلی:
* تنظیم و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های مدیران
* پیگیری امور، درخواست‌ها و مصوبات ارجاع‌شده و ارائه گزارش وضعیت
* دریافت، ثبت، تنظیم و ارجاع مکاتبات، ایمیل‌ها و پیام‌های مرتبط با دفتر مدیریت
* تهیه و تنظیم نامه‌ها، دعوت‌نامه‌ها، دستور جلسات و صورت‌جلسات
* پیگیری اقدامات تعیین‌شده در جلسات تا مشخص شدن وضعیت یا حصول نتیجه
* هماهنگی ارتباطات و ملاقات‌های مدیران با مشتریان، همکاران و سایر مراجعان
* طبقه‌بندی، بایگانی و نگهداری اسناد و مستندات به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
* هماهنگی امور اداری، خدماتی و ملزومات موردنیاز دفتر مدیریت
* هماهنگی امور مأموریت، بلیت، اقامت و سایر برنامه‌های اداری مدیران
* انجام پیگیری‌های اداری موردی از بانک‌ها، دفاتر اسناد، سازمان‌ها و سایر مراجع در صورت ارجاع
* همکاری و هماهنگی با واحدهای مختلف شرکت در امور مرتبط با دفتر مدیریت

شرایط احراز:
* حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، علوم اداری، مدیریت دولتی، علوم انسانی یا رشته‌های مرتبط
* حداقل ۳ سال سابقه کاری مرتبط در مسئولیت‌های دفتری، اداری، دبیرخانه، دفتر مدیریت یا موقعیت‌های مشابه
* تسلط مناسب به Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel
* توانایی تنظیم و پیگیری برنامه جلسات و تقویم کاری
* توانایی نگارش و تنظیم مکاتبات اداری
* توانایی تهیه صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات
* توانایی مدیریت و بایگانی اسناد و اطلاعات
* مهارت ارتباطی مناسب و برخورد حرفه‌ای با مدیران، کارکنان، مشتریان و مراجعان

ویژگی‌های فردی مورد انتظار:
* دقت و نظم بالا
* پیگیری مؤثر تا حصول نتیجه
* مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن
* توانایی اولویت‌بندی و مدیریت همزمان چند کار
* حفظ آرامش در شرایط کاری فشرده و تغییر اولویت‌ها
* رازداری و رعایت جدی محرمانگی اطلاعات
* آراستگی و رفتار حرفه‌ای
* انعطاف‌پذیری و توانایی همکاری با واحدهای مختلف