مسئول دفتر مدیر عامل

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

• مدیریت و به‌روزرسانی تقویم کاری مدیرعامل و برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای ملاقات و رویدادها
• برنامه‌ریزی و انجام هماهنگی‌های مربوط به جلسات داخلی و خارجی، ماموریت‌ها و سفرهای کاری
• هماهنگی فضای جلسه، پذیرایی، تجهیزات و سایر الزامات موردنیاز
• تنظیم دستور جلسه، تهیه و تدوین صورتجلسات و پیگیری مصوبات تا حصول نتیجه
• دریافت، بررسی، دسته‌بندی و ارجاع مکاتبات، نامه‌ها، گزارش‌ها و ایمیل‌های مرتبط با دفتر مدیرعامل
• تهیه، تایپ و تنظیم مکاتبات اداری و مدیریتی با رعایت اصول نامه‌نگاری
• پیگیری دستورات و امور ارجاعی مدیرعامل از واحدهای سازمانی و ارائه گزارش وضعیت اقدامات
• برقراری ارتباط و هماهنگی موثر میان مدیرعامل، مدیران، کارکنان و اشخاص و سازمان‌های خارج از مجموعه
• پاسخگویی و مدیریت تماس‌های ورودی و انتقال صحیح و به‌موقع پیام‌ها
• بایگانی و مدیریت منظم اسناد، مدارک و مکاتبات الکترونیکی و فیزیکی
• مدیریت اطلاعات محرمانه و حساس دفتر مدیرعامل با رعایت کامل اصل رازداری
• انجام امور تنخواه و ثبت و کنترل هزینه‌های مرتبط با دفتر مدیرعامل
• کمک به تسهیل گردش امور و هماهنگی‌های بین‌واحدی مرتبط با دفتر مدیریت
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها، مصوبات و امور محوله تا دستیابی به نتیجه نهایی
• انجام سایر امور مرتبط ارجاعی از سوی مدیرعامل

شرایط احراز:

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در سمت‌های مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل، دستیار اجرایی یا موقعیت‌های مشابه
• دارای مهارت بالا در برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت زمان
• توانایی انجام و پیگیری هم‌زمان چند فعالیت و اولویت‌بندی امور
• مهارت ارتباطی و روابط عمومی قوی در تعامل با مدیران و کارکنان
• تسلط مناسب بر اصول مکاتبات اداری، آیین نگارش و صورتجلسه‌نویسی
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel و Outlook
• سرعت عمل و دقت بالا در انجام امور
• توانایی پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه
• برخورد حرفه‌ای، آراستگی و رعایت اصول تشریفات اداری
• منظم، مسئولیت‌پذیر، متعهد، قابل اعتماد و رازدار
• انعطاف‌پذیر و توانمند در مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده
• دارای روحیه همکاری و کار تیمی