دستیار مدیر عامل - خانم

شرایط احراز شغل:

• تحصیلات: حداقل کارشناسی در رشته‌های مدیریت (بازرگانی، اجرایی، MBA)، ارتباطات.
• سابقه کار: حداقل 2 تا 3 سال سابقه کار مرتبط به عنوان دستیار مدیرعامل، مسئول دفتر ارشد یا کارشناس پیگیری پروژه‌ها (ترجیحاً در شرکت‌های خدماتی، هولدینگ‌ها یا زنجیره‌ای).
• مهارت‌های تخصصی:
  • تسلط عالی بر نرم‌افزارهای آفیس (به‌ویژه Word برای مکاتبات رسمی، Excel برای گزارش‌گیری و PowerPoint برای ارائه‌ها).
  • تسلط بالا به آیین نگارش و مکاتبات اداری زبان فارسی.
  • آشنایی با اصول مدیریت پروژه و ابزارهای ترکینگ تسک‌ها.
  • آشنایی با ساختار و ادبیات صنعت F&B و کسب‌وکارهای چندشعبه‌ای (مزیت محسوب می‌شود).
• مهارت‌های رفتاری و فردی:
  • رازداری مطلق: تعهد بی‌قیدوشرط به حفظ اطلاعات فوق‌محرمانه سازمان و مدیرعامل.
  • پیگیری قاطعانه اما با نزاکت: توانایی مطالبه خروجی کارها از مدیران ارشد سازمان بدون ایجاد تنش.
  • مدیریت زمان و اولویت‌بندی بالا: توانایی جابه‌جایی سریع میان تسک‌های مختلف در محیط‌های پویا و پرچالش.
  • هوش هیجانی و روابط عمومی بالا: برخورد حرفه‌ای، آراستگی کامل، فن بیان قوی و آداب معاشرت.
  • حل مسئله و پیش‌بینی‌کنندگی: دیدن نیازهای آتی پیش از وقوع و پیش‌قدم شدن در حل چالش‌ها.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

1. مدیریت تقویم و زمان‌بندی:
   • برنامه‌ریزی، تنظیم و هماهنگی کلیه جلسات داخلی و خارجی، بازدیدهای میدانی از شعب و رویدادهای کاری مدیرعامل.
   • یادآوری هوشمندانه اولویت‌ها، ددلاین‌ها و برنامه‌های روزانه/هفتگی.
2. مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات:
   • هماهنگی مقدمات جلسات مدیریتی، آماده‌سازی دستور جلسه و مستندات مورد نیاز.
   • حضور در جلسات کلیدی، نگارش دقیق صورت‌جلسات و استخراج مصوبات.
   • پیگیری قاطع و مستمر وظایف محول‌شده به مدیران واحدها و شعب تا حصول نتیجه نهایی و ارائه گزارش وضعیت به مدیرعامل.
3. مدیریت مکاتبات و ارتباطات:
   • غربالگری تماس‌ها، پیام‌ها، ایمیل‌ها و درخواست‌های ملاقات با مدیرعامل و تعیین اولویت پاسخگویی.
   • نگارش نامه‌ها، ایمیل‌ها، بیانیه‌ها و گزارش‌های رسمی به نیابت از دفتر مدیرعامل با رعایت دقیق اصول نگارشی و لحن سازمان.
   • حفظ و ساماندهی بایگانی اسناد محرمانه، قراردادها و مصوبات هیئت‌مدیره.
4. پایش و تسهیل امور شعب و واحدها:
   • دریافت و تجمیع گزارش‌های دوره‌ای عملکرد شعب (فروش، هزینه‌ها، رضایت مشتری و چالش‌های منابع انسانی) و آماده‌سازی خلاصه گزارش برای بررسی سریع مدیرعامل.
   • پیگیری دستورات فوری مدیرعامل مرتبط با بازدیدهای سرزده یا چک‌لیست‌های کیفی شعب.
5. هماهنگی امور سفر و رویدادها:
   • رزرو بلیت، هتل، تشریفات و تهیه برنامه سفر برای بازدیدهای استانی، ماموریت‌ها یا نمایشگاه‌های تخصصی صنعت غذا و رستوران.
   • هماهنگی پذیرایی و پروتکل‌های تشریفات برای مهمانان VIP و شرکای تجاری در دفتر مرکزی.
6. پژوهش و آماده‌سازی مستندات:
   • گردآوری اطلاعات اولیه، داده‌های بازار یا ارائه‌ها برای جلسات استراتژیک، فرانچایز یا توسعه شعب.