مسئول دفتر مدیرعامل - آقا

وظایف محوله از سوی مدیرعامل را اجرا کرده و مدیریت امور اداری و اجرایی مربوط به فعالیت‌های مدیرعامل و تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی دفتر، جزء وظایف اصلی مسئول دفتر مدیرعامل می‌باشد.

وظایف و مسئولیت‌های اصلی:
1. دریافت، ثبت، توزیع و پیگیری کلیه نامه‌ها، فکس‌ها، ایمیل‌ها و سایر مدارک ورودی و خروجی مدیرعامل
2. تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات و سایر اسناد مورد نیاز دفتر مدیرعامل
3. بایگانی منظم و سیستماتیک کلیه اسناد و مدارک (الکترونیکی و فیزیکی) دفتر مدیرعامل و اطمینان از دسترسی آسان به آن‌ها
4. پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعات حضوری به دفتر مدیرعامل با رعایت آداب و شئون سازمانی و ارجاع آن‌ها به واحد یا فرد مرتبط در صورت لزوم
5. تنظیم و پیگیری ارسال بسته‌ها و مدارک از طریق پست، پیک و سایر روش‌ها
6. تهیه و تنظیم لیست‌های تماس و اطلاعات مربوط به مخاطبان دفتر مدیرعامل
7. تنظیم و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و سفرهای مدیرعامل شامل هماهنگی با مدعوین، تهیه دستور کار، رزرو مکان، هماهنگی تدارکات مربوطه و سایر موارد مرتبط
8. تهیه و تنظیم برنامه روزانه و هفتگی مدیرعامل و یادآوری موارد مهم و قرار ملاقات‌ها
9. پیگیری مصوبات جلسات و دستورات مدیرعامل و ارائه گزارش‌های مربوط
10. تهیه و تنظیم صورتجلسات جلساتی که مدیرعامل در آن‌ها حضور دارد و پیگیری اقدامات مربوطه
11. گردآوری اطلاعات و تهیه گزارش‌های مورد نیاز مدیرعامل
12. هماهنگی امور مربوط به پذیرایی و تدارکات دفتر مدیرعامل
13. مدیریت و پیگیری هزینه‌های دفتر مدیرعامل و ارائه گزارش‌های مربوطه
14. تهیه و سفارش ملزومات اداری مورد نیاز دفتر مدیرعامل و نظارت بر موجودی آن‌ها
15. همکاری با سایر واحدها جهت انجام امور مرتبط با دفتر مدیرعامل
16. انتقال دقیق و به‌موقع اطلاعات و دستورات مدیرعامل به واحدهای مربوطه و پیگیری اجرای آن‌ها
17. انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیرعامل در چارچوب وظایف شغل

مهارت‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز:
1. مهارت پیشرفته در کار با نرم‌افزارهای Office
2. مهارت در مکاتبات اداری
3. مدیریت زمان
4. مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی
5. دقت و توجه به جزئیات
6. آشنایی با اتوماسیون چارگون
7. توانایی حل مسئله و مدیریت بحران‌های کوچک
8. توانایی حفظ محرمانگی مسائل مرتبط با دفتر مدیرعامل
9. آشنایی با اصول بایگانی و مستندسازی
10. نظم و انضباط در تمامی امور
11. قدرت پیگیری بسیار بالا و نتیجه‌گرا بودن
12. رازداری و امانت‌داری