شرکت در حوزه خدمات اقامت، ویزا و جابه‌جایی بین‌المللی فعالیت می‌کند و در حال توسعه فرآیندهای عملیاتی خود است.

ما به دنبال فردی هستیم که مسئولیت مدیریت و پیگیری پرونده‌های مشتریان را از شروع تا پایان بر عهده بگیرد؛ فردی دقیق، پیگیر و مسئولیت‌پذیر که بتواند علاوه بر اجرای صحیح عملیات روزانه، به بهبود فرآیندها و ایجاد تجربه بهتر برای مشتریان کمک کند.

این نقش ترکیبی از Client Operations، Case Management و Process Improvement است و برای فردی مناسب است که از حل مسئله، مدیریت چند کار هم‌زمان و ساختن فرآیندهای منظم لذت می‌برد.

مسئولیت‌های اصلی:

• مدیریت و پیگیری کامل پرونده مشتریان از شروع همکاری تا رسیدن به نتیجه نهایی

• بررسی، کنترل و پیگیری مدارک و اطلاعات موردنیاز هر پرونده

• مدیریت زمان‌بندی‌ها، Deadlineها و اطمینان از انجام به‌موقع اقدامات لازم

• هماهنگی با مشتری، وکلا، دارالترجمه‌ها و سایر طرف‌های مرتبط

• اطلاع‌رسانی منظم وضعیت پرونده به مشتری و مدیریت انتظارات او

• شناسایی مشکلات احتمالی و پیگیری برای جلوگیری از تأخیر در فرآیند

• ثبت و مستندسازی اطلاعات، اقدامات و وضعیت پرونده‌ها

• مدیریت چند پرونده به‌صورت هم‌زمان با حفظ دقت و کیفیت

• همکاری در تدوین و بهبود

• دستورالعمل‌ها و فرآیندهای داخلی

• شناسایی گلوگاه‌های عملیاتی و ارائه پیشنهاد برای بهبود روش انجام کار

• همکاری با تیم‌های داخلی برای افزایش کیفیت و سرعت ارائه خدمات

از شما انتظار داریم:

• در انجام کارها حس مالکیت داشته باشید و موضوعات را تا رسیدن به نتیجه دنبال کنید

• توانایی مدیریت چند کار هم‌زمان و اولویت‌بندی مناسب داشته باشید

• در کار با جزئیات، اسناد و اطلاعات حساس دقیق باشید

• در شرایطی که همه چیز از قبل مشخص نشده، بتوانید مسئله را تحلیل کرده و تصمیم بگیرید

• ارتباط حرفه‌ای و مؤثری با مشتریان و همکاران داشته باشید

• به جای صرفاً گزارش مشکل، برای پیدا کردن راه‌حل اقدام کنید

• علاقه‌مند به یادگیری، ساخت فرآیند و بهتر کردن روش‌های کاری باشید

مهارت‌ها و تجربیات مورد نیاز:

• تجربه کاری در حوزه عملیات، مدیریت پرونده، امور مشتریان یا نقش‌های مشابه

• تجربه مستندسازی فرآیندها و تهیه SOP

• تجربه کار با داده‌ها و گزارش‌های عملیاتی

• تجربه کار با CRM یا ابزارهای مدیریت کار مانند Trello، Notion، ClickUp یا ابزارهای مشابه

• توانایی و دقت بالا در پیگیری و مدیریت فرآیندهای چندمرحله‌ای

• مهارت ارتباطی و نوشتاری مناسب

• توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

• توانایی کار مستقل و مسئولانه

• آشنایی مناسب با زبان انگلیسی برای مطالعه و ارتباطات کاری

• آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی و اتوماسیون

چه تجربه‌هایی می‌تواند به این نقش مرتبط باشد؟

• تجربه مستقیم در حوزه مهاجرت یا اقامت مزیت محسوب می‌شود، اما شرط اصلی نیست.

افرادی با سابقه کار در حوزه‌هایی مانند:

• Customer Operations

• Travel & Tourism

• Travel-tech

• خدمات بین‌المللی

• مدیریت مشتریان کلیدی (Key Account)

• عملیات و هماهنگی پروژه‌ها

• خدمات مالی یا حوزه‌هایی که نیازمند دقت اسناد و فرآیندهای چندمرحله‌ای هستند

این موقعیت برای چه افرادی مناسب نیست؟

• افرادی که نیاز دارند برای هر مرحله دستور دقیق دریافت کنند

• کسانی که پیگیری مداوم کارها برایشان دشوار است

• افرادی که علاقه‌ای به کارهای فرآیندی، مستندسازی و بهبود روش‌ها ندارند

• کسانی که در کار با جزئیات و Deadlineها دقت کافی ندارند

چرا این موقعیت جذاب است؟

در این نقش شما فقط اجراکننده یک فرآیند آماده نیستید؛ بلکه در ساخت، بهبود و توسعه سیستم‌های عملیاتی زیژور نقش خواهید داشت و فرصت دارید مستقیماً روی کیفیت تجربه مشتری و رشد یک کسب‌وکار بین‌المللی تأثیر بگذارید.